Tietopyyntöjen käsittely ja asiakkaan oikeudet

Länsi‑Uudenmaan hyvinvointialue käsittelee tietopyynnöt lainsäädännön mukaisesti. Tietopyynnöllä tarkoitetaan pyyntöä saada tietoja tai asiakirjoja hyvinvointialueen hallussa olevista rekistereistä tai asiakirjoista.

Jos pyyntö ei ole riittävän täsmällinen, asiakkaalta pyydetään lisätietoja.

Tietojen luovuttaminen perustuu lakiin (julkisuuslaki(ulkoinen linkki), EU:n tietosuoja-asetus(ulkoinen linkki), asiakastietolaki(ulkoinen linkki)). Hyvinvointialue voi luovuttaa tietoja esimerkiksi silloin, kun pyydät itseäsi koskevia henkilötietoja, pyydät tietoja asianosaisena, pyydät hyvinvointialueen julkisia asiakirjoja tai sinulla on laissa säädetty oikeus saada tietoja toisen henkilön puolesta tai vainajan tiedoista.

Kaikkia tietoja ei kuitenkaan voida aina luovuttaa. Tietojen luovuttamista voidaan rajoittaa, jos laissa on erikseen säädetty tiedonsaannin rajoituksista. Näin on esimerkiksi silloin, kun tiedot ovat salassa pidettäviä tai niiden luovuttaminen voisi vaarantaa toisen henkilön oikeudet tai turvallisuuden.

Tietopyynnön käsittelyaika määräytyy sen mukaan, mihin lakiin pyyntö perustuu. 

• Omiin tietoihin liittyvät pyynnöt käsitellään mahdollisimman pian sen lain mukaisessa määräajassa, jonka perusteella pyyntö on tehty.
• Julkisuuslain mukaiset pyynnöt koskevat henkilön oikeutta saada tietoa itseään koskevista viranomaisen asiakirjoista (julkisuuslaki 12 §) sekä asianosaisena sellaisista tiedoista, jotka ovat voineet vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn (julkisuuslaki 11 §). Pyynnöt käsitellään pääsääntöisesti kahden viikon kuluessa.
• Tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaiset pyynnöt koskevat omia henkilötietojasi, kuten tietojen tarkastamista, korjaamista tai poistamista, ja ne käsitellään pääsääntöisesti kuukauden kuluessa.
• Käsittelyaika voi olla pidempi vain, jos pyyntö on laaja tai sen käsittely edellyttää tavallista enemmän selvitystyötä.

Tietopyynnön tekijällä on oikeus saada tieto siitä, voidaanko pyydetyt tiedot luovuttaa, saada pyydetyt tiedot lain mukaisessa määräajassa sekä saada perusteltu päätös, jos tietoja ei voida luovuttaa.

Asiakkaalla on oikeus pyytää virheellisen tai puutteellisen tiedon korjaamista omien henkilötietojensa osalta sekä hakea muutosta päätökseen, jos on tyytymätön ratkaisuun.

Hyvinvointialue huolehtii siitä, että asiakkaan oikeudet toteutuvat tietopyyntöjen käsittelyssä.

EU:n yleinen tietosuoja-asetus

Tietosuojalla tarkoitetaan henkilötietojen suojaamista. EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen tavoitteena on vahvistaa henkilötietojen suojaa, lisätä henkilötietojen käsittelyn läpinäkyvyyttä sekä parantaa rekisteröityjen eli Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen asiakkaiden mahdollisuuksia vaikuttaa omien henkilötietojensa käsittelyyn. Lisäksi tietosuoja-asetus pyrkii vastaamaan digitalisaation ja globalisaation mukanaan tuomiin tietosuojakysymyksiin. Kansallinen tietosuojalaki täydentää ja täsmentää tietosuoja-asetuksen määräyksiä.

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679(ulkoinen linkki)(ulkoinen linkki)

Tietosuojalaki (1050/2018)(ulkoinen linkki)(ulkoinen linkki)

Oikeutesi ja niiden toteuttaminen

Rekisteröitynä sinulla on oikeuksia liittyen omiin henkilötietoihisi ja niiden käsittelyyn Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueella. Sinulla on muun muassa oikeus tietää, käsitelläänkö hyvinvointialueella henkilötietojasi ja mitä henkilötietoja käsitellään sekä pyytää itseäsi koskevat tiedot itsellesi. Sinulla on myös oikeus vaatia virheelliset henkilötiedot oikaistavaksi. 

Henkilötietojen käsittely hyvinvointialueella perustuu suurimmaksi osaksi lakisääteisen velvoitteen toteuttamiseen, yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai julkisen vallan käyttämiseen, eikä hyvinvointialue tällöin tarvitse erillistä suostumusta henkilötietojesi käsittelyyn. Joissakin palveluissa henkilötietojen käsittely kuitenkin perustuu hyvinvointialueelle antamaasi suostumukseen, silloin sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi koska tahansa. 

Oikeuksia on mahdollista toteuttaa eri tavoin riippuen siitä, mikä on henkilötietojen käsittelyperuste.

Oikeus saada pääsy tietoihin, tietojen tarkastusoikeus

Henkilöllä on oikeus tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan, ja mitä tietoja hänestä on tallennettu.

Hyvinvointialue toimittaa tiedot ilman aiheetonta viivytystä, viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella, jos pyyntö on poikkeuksellisen laaja ja monimutkainen. Jos määräaikaa jatketaan, hyvinvointialue ilmoittaa tietojen pyytäjälle asiasta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä syyt viivästymiselle.

Omat tiedot on oikeus saada maksutta. Jos pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, hyvinvointialue voi periä kohtuullisen maksun tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimenpidettä. Tällaisissa tapauksissa hyvinvointialue osoittaa pyynnön ilmeisen perusteettomuuden tai kohtuuttomuuden.

Tietojen tarkastusoikeus ei ole rajoittamaton. Rekisteröidyllä ei esimerkiksi ole oikeutta tutustua hänestä kerättyihin tietoihin, jos tiedon antaminen saattaisi vahingoittaa kansallista turvallisuutta, puolustusta tai yleistä järjestystä ja turvallisuutta tai haitata rikosten ehkäisemistä tai selvittämistä. Oikeutta ei myöskään ole siinä tapauksessa, että tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa rekisteröidyn terveydelle tai hoidolle, rekisteröidyn oikeuksille tai jonkun muun oikeuksille.

Jos hyvinvointialue ei toimita tietoja pyynnön perusteella, se ilmoittaa viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta syyt siihen, ja kertoo mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

(Tietosuoja-asetus: 12 art., 15 art. ja Tietosuojalaki: 34 §)

Oikeus tiedon oikaisemiseen

Henkilöllä on oikeus vaatia, että hyvinvointialue oikaisee häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi puutteelliset tiedot on oikeus saada täydennetyiksi. Tietojen mahdollinen puutteellisuus ratkaistaan ottamalla huomioon rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoitus.

Jos hyvinvointialue ei hyväksy henkilön vaatimusta tiedon oikaisemisesta, se antaa asiasta kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Samassa yhteydessä kerrotaan mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

(Tietosuoja-asetus: 12 art., 16 art.)

Oikeus tietojen poistamiseen, oikeus tulla unohdetuksi

Henkilöllä on tietyissä tilanteissa oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot poistetuiksi. Tätä oikeutta kutsutaan myös oikeudeksi tulla unohdetuksi. Tietojen poistaminen voi tulla kyseeseen esimerkiksi silloin, kun tietoja ei enää tarvita siihen käyttötarkoitukseen, johon ne on kerätty, tai käsittelyä vastustetaan eikä sen jatkamiselle ole perusteltua syytä, esimerkiksi suoramarkkinointia koskevissa tilanteissa. 

Hyvinvointialueella tietojen poistaminen on mahdollista lähinnä tilanteissa, kun käsittely perustuu suostumukseen, joka on sittemmin peruutettu. Tällaisia tilanteita voivat olla esimerkiksi yhteystietojen käyttö asiakastyytyväisyyskyselyissä tai tietojen käyttö vapaaehtoisissa palveluissa. Suostumuksen peruuttamisen jälkeen käsittely lopetetaan ja tiedot poistetaan, ellei niiden säilyttämiseen ole muuta laissa säädettyä perustetta.

Jos hyvinvointialue ei hyväksy henkilön vaatimusta tiedon poistamisesta, antaa se asiasta kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Samassa yhteydessä kerrotaan mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole, jos käsittely perustuu hyvinvointialueen lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen, liittyy yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai hyvinvointialueelle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseen.

(Tietosuoja-asetus: 17 art.)

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Henkilöllä voi tietyissä tilanteissa olla oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes hänen tietonsa on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty. Tällaisia tilanteita ovat esimerkiksi, jos henkilö kiistää tietojensa paikkansapitävyyden, jolloin niiden käsittelyä rajataan siksi ajaksi, kun hyvinvointialue tarkistaa niiden paikkansapitävyyden.

(Tietosuoja-asetus: 18 art.)

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Henkilöllä on oikeus siirtää henkilötietonsa yhdeltä rekisterinpitäjältä toiselle, jos hän on itse toimittanut rekisterinpitäjälle omia henkilötietojaan ja niiden käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti.

(Tietosuoja-asetus: 20 art.)

Vastustamisoikeus

Henkilöllä on oikeus henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseensa perustuen milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, kun käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai hyvinvointialueelle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseen. Tässä tapauksessa tietoja voidaan käsitellä edelleen vain, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, jonka hyvinvointialue voi osoittaa. Käsittelyä saa jatkaa myös, jos käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

(Tietosuoja-asetus: 21 art.)

Oikeus riitauttaa automaattinen yksittäispäätös

Henkilöllä on oikeus olla joutumatta automaattiseen henkilötietojen käsittelyyn perustuvan päätöksen kohteeksi, jos päätöksestä aiheutuu hänelle oikeudellisia vaikutuksia tai se vaikuttaa häneen muulla vastaavalla tavalla merkittävästi. Automaattisella päätöksenteolla tarkoitetaan sitä, että päätöksentekoon ei osallistu ihminen vaan päätös tehdään pelkästään koneellisesti henkilötietojen perusteella.

(Tietosuoja-asetus: 22 art.)

Oikeus tehdä valitus viranomaiselle

Henkilöllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on tai jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Suomessa tämä valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu. Tämän lisäksi henkilöllä on oikeus käyttää muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

(Tietosuoja-asetus: 77 art.)