Rekisteriseloste: Asiarekisteri
Rekisteriseloste
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Asiarekisteri
1. Rekisterinpitäjä
Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen aluehallitus
2. Rekisterin vastuuhenkilö
Tehtävänimike
Tiedonhallinnan päällikkö
3. Rekisterin yhteyshenkilö
Tehtävänimike
Tiedonhallinnan erityisasiantuntija
Yhteystiedot
Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen kirjaamo
PL 33, 02033 Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue
Sähköposti: kirjaamo@luvn.fi
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste
Käsittelyn tarkoitukset
Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue ylläpitää tiedonhallintayksikkönä käsittelyssään olevista ja olleista asioista asiarekisteriä, johon rekisteröidään asiaa, asiankäsittelyä ja asiakirjoja koskevat tiedot. Tällöin huolehditaan siitä, että asiarekisterin tai sen osan julkisista merkinnöistä on mahdollista tuottaa tiedot tiedonsaantia koskevien pyyntöjen yksilöimiseksi.
Rekisterissä käsitellään Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen virallista kirjeenvaihtoa sekä aluevaltuuston, aluehallituksen, lauta- ja johtokuntien, niiden jaostojen sekä viranhaltijoiden päätettäviä asioita.
Käsittelyn oikeusperuste
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta, käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e-kohta: käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.
Keskeinen lainsäädäntö
- EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
- Tietosuojalaki (1050/2018)
- Tiedonhallintalaki (906/2019)
- Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
5. Rekisterin tietosisältö
Luonnollisten henkilöiden ja yhteisöjen yksilöinti- ja yhteystiedot sekä asian käsittelyssä tarvittavat tiedot.
6. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset
Pöytäkirjat pidetään nähtävänä yleisessä tietoverkossa. Pöytäkirjassa julkaistaan ainoastaan tiedonsaannin kannalta välttämättömät henkilötiedot. Pöytäkirjan sisältämät henkilötiedot poistetaan tietoverkosta oikeusvaatimus- tai valitusajan päättyessä. Salassa pidettävistä julkaisuista näkyy tieto salassa pidettävyydestä ja salassapidon peruste.
Rekisteristä ei pääsääntöisesti siirretä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Henkilötietoja voidaan kuitenkin siirtää sellaisiin EU/ETA-alueen ulkopuolisiin maihin, joiden osalta Euroopan komissio on katsonut tietosuojan tason olevan riittävän. Lisäksi henkilötietoja voidaan siirtää EU/ETA-alueen ulkopuolisiin maihin silloin, kun on toteutettu Euroopan yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset suojatoimet, kuten sopimukseen liitettävät tietosuojaa koskevat vakiolausekkeet ja lisäksi on tarvittaessa käytetty Euroopan tietosuojaneuvoston ohjeistamia täydentäviä suojatoimia.
7. Tietojen säilytysajat
Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti, joko pysyvästi tai määräajan.
Toimielinten päätöspöytäkirjat ja niihin sisältyvät henkilötiedot säilytetään pysyvästi. Viranhaltijapäätösten ja päätöksenteon kirjeenvaihdon henkilötietojen säilytysajat vaihtelevat vuodesta pysyvään säilytykseen.
8. Henkilötietojen tietolähteet
Tiedot rekisteriin saadaan asianosaisilta, vireillepanijalta, lausunnonantajalta, asian käsittelijältä ja sopimuskumppaneilta.