Registerbeskrivning: Ärenderegister
Registerbeskrivning
EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679)
Ärenderegister
1. Personuppgiftsansvarig
Västra Nylands välfärdsområdesstyrelse
2. Ansvarig person för registret
Uppgiftsbeteckning
Informationshanteringschef
3. Kontaktperson för registret
Uppgiftsbeteckning
Specialsakkunnig inom informationshantering
Kontaktuppgifter
Västra Nylands välfärdsområdes registratur
PB 33, 02033 Västra Nylands välfärdsområde
E-post: kirjaamo@luvn.fi
4. Ändamålen med behandlingen av personuppgifter och den rättsliga grunden för behandlingen
Ändamålen med behandlingen
Västra Nylands välfärdsområde upprätthåller som en informationshanteringsenhet över ärenden som det behandlar och har behandlat ett ärenderegister för information om ärenden, ärendebehandling och handlingar. Då ser man till att offentliga anteckningar i ärenderegistret eller i en del av det kan användas för att producera information som gör det möjligt att specificera informationsbegäranden.
I registret behandlas Västra Nylands välfärdsområdes officiella korrespondens samt ärenden i vilka beslut fattas av välfärdsområdesfullmäktige, välfärdsområdesstyrelsen, nämnder och direktioner, deras sektioner samt av tjänsteinnehavare.
Den rättsliga grunden för behandlingen
Artikel 6.1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning: behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige.
Artikel 6.1 e i EU:s allmänna dataskyddsförordning: behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning.
Central lagstiftning
- EU:s allmänna dataskyddsförordning (679/2016)
- Dataskyddslagen (1050/2018)
- Lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019)
- Lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999)
5. Registrets datainnehåll
Identifierings- och kontaktuppgifter i fråga om fysiska personer och sammanslutningar samt uppgifter som behövs vid behandlingen av ärenden.
6. Regelmässigt utlämnande av personuppgifter
Protokollen hålls tillgängliga i det allmänna datanätet. I protokollet publiceras endast personuppgifter som är nödvändiga med tanke på tillgången till information. De personuppgifter som ingår i protokollen avlägsnas från datanätet när tidsfristen för omprövningsbegäran eller besvärstiden löper ut. Om sekretessbelagda publikationer visas en uppgift om sekretessbeläggning och grunden för sekretess.
Uppgifter från registret överförs i regel inte utanför EU eller EES. Personuppgifterna kan dock överföras till sådana länder utanför EU eller EES som Europeiska kommissionen anser att har en tillräcklig dataskyddsnivå. Dessutom kan personuppgifter överföras till länder utanför EU eller EES när de skyddsåtgärder som avses i den allmänna dataskyddsförordningen har uppfyllts, såsom de standardavtalsklausuler rörande dataskydd som ska bifogas till avtalet, och dessutom har Europeiska dataskyddsstyrelsens rekommendationer om kompletterande åtgärder vid behov använts.
7. Uppgifternas förvaringstid
Uppgifterna i registret förvaras enligt informationsstyrningsplanen, antingen permanent eller en bestämd tid.
Organens beslutsprotokoll och de personuppgifter som ingår i dem förvaras permanent. Förvaringstiderna för personuppgifterna i tjänsteinnehavarbesluten och i korrespondensen vid beslutsfattandet varierar från ett år till permanent förvaring.
8. Personuppgifternas informationskällor
Registrets uppgifter fås av parter, dem som inlett ärenden, dem som gett utlåtanden, behandlare av ärenden och avtalsparter.