Rekisteriseloste: Sosiaalihuollon asiakasrekisteri

Rekisteriseloste
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
 

Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen aluehallitus

Ikääntyneiden palvelujen osalta palvelualuejohtaja

Lasten, nuorten ja perheiden palvelujen osalta palvelualuejohtaja

Yhteisten sosiaalipalvelujen, kuten aikuisten sosiaalipalvelujen, osalta palvelualuejohtaja

Vammaispalvelujen osalta palvelualuejohtaja

Palvelualueiden hallintopäälliköt

Yhteystiedot

Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue

PL 33, 02033 Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue

vaihteen puhelinnumero 029 151 2000

Rekisterissä käsitellään asiakkaan perustietoja, sosiaalihuollon palvelujen järjestämiseen liittyviä tietoja sekä asiakasmaksuihin liittyviä tietoja.

Kaikkien sosiaalihuollon palvelujen osalta käsitellään asiakkaan yksilöinti- ja yhteystietoja (henkilötunnus, nimi, kutsumanimi, sukupuoli, osoite, puhelinnumerot, kotikunta, äidinkieli, asiointikieli, siviilisääty, osoitteen turvakielto, sähköposti ja muut tarpeelliset yhteystiedot), ja palvelun järjestämisen kannalta tarpeellisia tietoja (palvelun tarvetta koskevat tiedot, hakemustiedot ja yhteydenotot, ajanvaraus- ja käyntitiedot, yhteenvedot, lausunnot, asiakastyöhön liittyvät muistiinpanot ja asiakaskontaktit, asiakaskohtaiset suunnitelmat, palvelu- ja maksupäätökset ja niiden tiedoksianto). Lisäksi käsitellään asiakkaan itse itsestään tuottamaa tai tarjoamaa tietoa sekä kieltoja, rajoituksia, suostumuksia ja muita valintoja koskevia tietoja.

Työikäisten (aikuisten) palvelujen järjestämiseksi tarpeellisia tietoja ovat lisäksi pakolaistaustaisten asiakkaiden kotoutumisen edistämisessä  ja heidän sosiaalipalvelujensa järjestämisessä ja toteuttamisessa tarvittavat tiedot, alaikäisenä ilman huoltajaa turvapaikanhakijana maahan saapuneiden lasten ja nuorten palveluiden sekä heidän jälkihuoltopalvelujensa järjestämisessä ja toteuttamisessa tarvittavat tiedot, avustusten ja etuuksien maksatuksessa ja etuuksien perinnässä tarvittavat tiedot, sosiaalisen luoton myöntämisessä, maksatuksessa ja perinnässä tarpeelliset tiedot, velkomisesta luopumisessa tarpeelliset tiedot, lakisääteisten tilitysten tuottamisessa tarpeelliset tiedot.

Lastensuojelun järjestämisen osalta tarpeellisia tietoja ovat lisäksi lastensuojeluilmoitusten tiedot, asiakasvarojen hoitotiedot, perhehoitajien, sijaishoitajien sekä tukiperhehoitajien hakemus- ja valmennusasiakirjat ja muistiinpanot ja päätökset toiminnan aikana. Lisäksi perhehoidon asiakaskohtaiset toimeksiantosopimukset. Myös henkilön perhetiedot (huoltaja, huollettava, alle 18-vuotiaiden lasten lukumäärä ja iät, asumistiedot, talouden koko) ja laitosten päivittäistoimintaan liittyvät asiakastiedot.

Perheoikeudellisissa palveluissa tarpeellisia käsiteltäviä tietoja ovat lisäksi lastenvalvojien osalta: vanhemmuuden selvittämiseen ja vahvistamiseen liittyvät tiedot, sopimus- ja päätöstiedot, tulo- ja varallisuustiedot, asiakastyön muistiinpanotiedot. Olosuhdeselvitystyö käsittelee lisäksi: tuomioistuimen selvityspyyntö liitteineen, tuomioistuimelle laadittu selvitys liitteineen, tieto- ja lausuntopyynnöt. Tapaamispaikkatoiminta käsittelee lisäksi: sopimus- ja päätöstiedot. Perheen sisäisten adoptioiden kortistossa käsitellään lisäksi: adoptioprosessin vaihe. Myös henkilön perhetiedot (huoltaja, huollettava, alle 18-vuotiaiden lasten lukumäärä ja iät, asumistiedot, talouden koko).

Iäkkäiden palveluissa tarpeellisia käsiteltäviä tietoja ovat lisäksi omaistiedot, tutkimus- ja hoito-ohjelmat sekä hoivakodin yhteyshenkilönä toimivan henkilön nimi, asema, yritys tai organisaatio ja yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite).

Vammaispalveluissa tarpeellisia käsiteltäviä tietoja ovat lisäksi henkilön perhetiedot (huoltaja, huollettava, alle 18-vuotiaiden lasten lukumäärä ja iät, asumistiedot, talouden koko) ja laitosten päivittäistoimintaan liittyvät asiakastiedot. Rekisteröityjen kuljetuspalveluja varten käsitellään kuljetusten sijaintitietoja.

Henkilötietoja luovutetaan lainsäädännön tai yksilöidyn tietopyynnön perusteella siihen oikeutetuille viranomaisille lainsäädännön mukaisesti.

Toisiolain perusteella asiakasta koskevia tietoja luovutetaan Findatalle tieteellistä tutkimusta, tilastointia, kehittämis- ja innovaatiotoimintaa, opetusta, sosiaali- ja terveydenhuollon viranomaisohjausta ja -valvontaa sekä viranomaisen suunnittelu- ja selvitystehtävää varten. Lisäksi hyvinvointialue luovuttaa toisiolain perusteella asiakasta koskevia tietoja hakijalle tieteellistä tutkimusta, tilastointia, opetusta, sosiaali- ja terveydenhuollon viranomaisohjausta ja -valvontaa sekä viranomaisen suunnittelu- ja selvitystehtävää varten silloin, kun hakemus kohdistuu ainoastaan hyvinvointialueen aineistoon.

Lisäksi hyvinvointialue luovuttaa palveluntuottajille (mm. ostopalveluissa) asiakasta koskevia tietoja, jos se on välttämätöntä asiakkaan sosiaalihuollon palvelun tuottamiseksi. Hyvinvointialue luovuttaa asiakasta koskevia tietoja lainsäädännön perusteella myös valvontaviranomaiselle (mm. AVI, EOA, Valvira).

Lastensuojelusta lähetetään syksyisin hyvinvointialueen kuntien koulutoimille lista alueelle sijoitetuista 6–17-vuotiaista oppivelvollisista lapsista lasten opetuksen järjestämiseksi.

Perheoikeudellisista palveluista hyvinvointialue luovuttaa lastenvalvojatyössä isyyden vahvistamiseen liittyvät tiedot ja asiakirjat Digi- ja väestötietovirastolle isyyden vahvistamista varten lainsäädännön perusteella. Hyvinvointialue luovuttaa lastenvalvojatyössä lapsen huoltoa koskevan sopimuksen vahvistamispäätöksen väestörekisterinpitäjälle sähköisesti lainsäädännön perusteella. Hyvinvointialue luovuttaa lainsäädännön perusteella lastenvalvojatyössä henkilö-, tulo ja varallisuus-, isyys sekä sopimustietoja virka-apupyyntöjen liitteenä eri viranomaisille, joiden tehtäviin vastaavien asioiden hoito kuuluu. Hyvinvointialue luovuttaa olosuhdeselvitykset selvityspyynnön tehneelle tuomioistuimelle lainsäädännön perusteella.

Rekisteristä ei pääsääntöisesti siirretä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Henkilötietoja voidaan kuitenkin siirtää sellaisiin EU/ETA-alueen ulkopuolisiin maihin, joiden osalta Euroopan komissio on katsonut tietosuojan tason olevan riittävän. Lisäksi henkilötietoja voidaan siirtää EU/ETA-alueen ulkopuolisiin maihin silloin, kun on toteutettu Euroopan yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset suojatoimet, kuten sopimukseen liitettävät tietosuojaa koskevat vakiolausekkeet ja lisäksi on tarvittaessa käytetty Euroopan tietosuojaneuvoston ohjeistamia täydentäviä suojatoimia.

Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen säilytysajat on määritelty lain sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä (703/2023) asiakasasiakirjojen säilytysaikoja koskevassa liitteessä sekä valtionarkiston ja arkistolaitoksen päätöksissä. 

Asiakkuusasiakirja ja asiakkaan perustiedot: 2 vuotta asiakkaan kuolemasta. 

Lapsiperheiden palvelutehtävän asiakasasiakirjat: 30 vuotta asian sulkemisesta. 

Työikäisten palvelutehtävän asiakasasiakirjat: 10 vuotta asian sulkemisesta. 

Iäkkäiden palvelutehtävän asiakasasiakirjat: 10 vuotta asian sulkemisesta. 

Päihdehuollon palvelutehtävän asiakasasiakirjat: 10 vuotta asian sulkemisesta. 

Vammaispalvelujen palvelutehtävän asiakasasiakirjat: 10 vuotta viimeisen asian sulkemisesta, kun vammaispalvelujen tarve on päättynyt. 

Lastensuojelun palvelutehtävän asiakasasiakirjat: 2 vuotta asiakkaan kuolemasta. 

Perheoikeudellisten palvelujen palvelutehtävän asiakasasiakirjat: Lasta koskevissa asioissa 120 vuotta lapsen syntymästä, muissa asioissa 10 vuotta asian sulkemisesta.  

Tositteet: 3 vuotta. 

Asiakasmaksupäätökset ja tuloselvitysasiakirjat: 12 vuotta päätöksen voimassaolon päättymisestä. 

Asiakaskohtainen palveluun liittyvä yhteydenpito tai kirjeenvaihto: 3 vuotta viestin tai vastaavan päiväyksestä. 

Pysyvästi säilytettäviä ovat 8., 18. 28. päivänä syntyneiden osalta mm. sosiaalikertomukset, viranhaltijain päätöspöytäkirjat päihdehuolto- ja lastensuojeluasioissa sekä kehitysvammaisten erityishuolto-ohjelmista, isyyden selvittämisasiakirjat, päätökset huostaanottoa ja sijaishuoltoa, sijaishuollon muuttamista, huostassapidon lopettamista/ jatkamista sekä yhteydenpidon rajoittamista koskevissa asioissa.  

Lisäksi kaikki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annetussa laissa (159/2007) tarkoitettuun sosiaalihuollon valtakunnalliseen asiakastietovarantoon sähköisesti tallennetut ja taannehtivasti siirrettävät sosiaalihuollon asiakasasiakirjat ja -tiedot (tositteita lukuun ottamatta) säilytetään pysyvästi sähköisessä muodossa. 

Digi- ja väestötietovirastosta saadaan pääosin asiakkaiden yksilöinti- ja yhteystiedot, kuten nimi ja osoite.

Sosiaalihuollon asiakasrekisterin palvelujen järjestämiseen liittyvät tiedot saadaan ja niitä ylläpidetään asiakkaalta tai hänen edustajaltaan saadun tiedon perusteella sekä sosiaalihuollon yksiköissä syntyneiden tietojen perusteella.

Hyvinvointialueella on lisäksi mahdollisuus pyytää asiakkaan suostumuksesta riippumatta tietoja asiakkaasta sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 20 §:ssä mainituilla edellytyksillä valtion ja kunnan viranomaisilta sekä muulta julkisoikeudelliselta yhteisöltä, kansaneläkelaitokselta, eläketurvakeskukselta, eläkesäätiöltä ja muulta eläkelaitokselta, vakuutuslaitokselta, koulutuksen järjestäjältä, sosiaalipalvelun tuottajalta, terveyden- ja sairaudenhoitotoimintaa harjoittavalta yhteisöltä tai toimintayksiköltä sekä terveydenhuollon ammattihenkilöltä ja rahalaitoksilta. Tällöin pyydettävien tietojen tulee olla sosiaalihuollon asiakassuhteeseen olennaisesti vaikuttavia ja selvitysten tulee olla hyvinvointialueelle laissa säädetyn tehtävän vuoksi välttämättömiä asiakkaan sosiaalihuollon tarpeen selvittämiseksi, sosiaalihuollon järjestämiseksi ja siihen liittyvien toimenpiteiden toteuttamiseksi sekä hyvinvointialueelle annettujen tietojen tarkistamista varten.

Hyvinvointialue voi hankkia asiakkaan taloutta (mm. tulotietoja) koskevia tietoja lainsäädännön perusteella valtakunnallisesta tulorekisteristä.

Tietoja saadaan myös asiakkaan tai tämän laillisen edustajan suostumuksella tai lain perusteella muilta toimijoilta, kuten kouluilta.

Lastensuojelun osalta sijoittajahyvinvointialueet ovat velvollisia antamaan tiedot hyvinvointialueen alueelle sijoitetuista lapsista lastensuojelulain (417/2007) 78 §:n nojalla.