Registerbeskrivning: Socialvårdens klientregister

Registerbeskrivning
EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679)

Västra Nylands välfärdsområdesstyrelse

I fråga om tjänster för äldre serviceområdesdirektören

I fråga om tjänster för barn, unga och familjer serviceområdesdirektören

I fråga om gemensam socialservice, såsom socialservice för vuxna, serviceområdesdirektören

I fråga om funktionshinderservice serviceområdesdirektören

I registret behandlas klienternas basuppgifter, uppgifter som hänför sig till ordnandet av socialvårdens tjänster samt uppgifter med anknytning till klientavgifter.

I fråga om alla socialvårdstjänster behandlas klientens identifikations- och kontaktuppgifter (personbeteckning, namn, tilltalsnamn, kön, adress, telefonnummer, hemkommun, modersmål, kontaktspråk, civilstånd, spärrmarkering för adressen, e-post och andra nödvändiga kontaktuppgifter) och uppgifter som är nödvändiga för ordnandet av tjänsten (uppgifter om behovet av service, ansökningsuppgifter och kontakter, tidsboknings- och besöksuppgifter, sammanfattningar, utlåtanden, anteckningar om klientarbete och klientkontakter, klientspecifika planer, service- och betalningsbeslut och delgivning av dem). Dessutom behandlas egna uppgifter som klienten själv producerar eller erbjuder samt uppgifter rörande förbud, begränsningar, samtycken och andra val.

I fråga om ordnandet av tjänster för personer i arbetsför ålder (vuxna) är nödvändiga uppgifter dessutom sådana uppgifter som behövs för att främja integreringen och ordna och genomföra socialservicen för klienter med invandrarbakgrund, uppgifter som behövs för att ordna och genomföra tjänster och eftervårdstjänster för barn och unga som har kommit till landet som minderåriga asylsökande utan vårdnadshavare, uppgifter som behövs för utbetalning av bidrag och förmåner och för återkrav av förmåner, uppgifter som behövs för beviljande, utbetalning och återkrav av social kredit, uppgifter som behövs för att avbryta indrivning, och uppgifter som behövs för att producera den lagstadgade redovisningen.

I fråga om ordnandet av barnskyddet är nödvändiga uppgifter dessutom uppgifter om barnskyddsanmälningar, uppgifter om skötseln av klientmedel, familjevårdares, avlösares samt stödfamiljevårdares ansöknings- och coachningshandlingar, anteckningar och beslut under verksamheten. Därtill familjevårdens klientspecifika uppdragsavtal. Även uppgifter om klientens familj (vårdnadshavare, barn som står under vårdnad, antal barn under 18 år samt deras ålder, boendeuppgifter, hushållets storlek) samt klientuppgifter med anknytning till dagliga aktiviteter på anstalter.

Inom de familjerättsliga tjänsterna är behövliga uppgifter som behandlas dessutom i fråga om barnatillsyningsmännen: uppgifter om utredning och fastställande av föräldraskap, avtals- och beslutsuppgifter, inkomst- och förmögenhetsuppgifter, uppgifter om anteckningar i klientarbetet. Arbetet för att utreda förhållanden behandlar dessutom: en domstols begäran om utredning, en utredning med bilagor som tagits fram för en domstol, begäranden om uppgifter och utlåtanden. Mötesplatsverksamheten behandlar därtill: avtals- och beslutsuppgifter. I kartoteket över adoptioner inom familjen behandlas dessutom: adoptionsprocessens skede. Även uppgifter om personens familj (vårdnadshavare, barn som står under vårdnad, antal barn under 18 år samt deras ålder, boendeuppgifter, hushållets storlek).

Inom tjänsterna för äldre är behövliga uppgifter som behandlas dessutom uppgifter om anhöriga, undersöknings- och behandlingsprogram samt vårdhemmets kontaktpersons namn, ställning, företag eller organisation och kontaktuppgifter (telefonnummer, e-postadress, adress).

Inom funktionshinderservicen är behövliga uppgifter som behandlas även uppgifter om personens familj (vårdnadshavare, barn som står under vårdnad, antal barn under 18 år samt deras ålder, boendeuppgifter, hushållets storlek) samt klientuppgifter med anknytning till dagliga aktiviteter på anstalter. Registrerade transporttjänster behandlar platsinformation för transporter.

Personuppgifter överlåts utifrån lagstiftningen eller på basis av en specificerad informationsbegäran till myndigheter som är berättigade till dem enligt lagen.

Uppgifter om klienten lämnas ut till Findata med stöd av lagen om sekundär användning av personuppgifter inom social- och hälsovården för vetenskaplig forskning, statistikföring, utvecklings- och innovationsverksamhet, undervisning, myndighetsstyrning och myndighetstillsyn inom social- och hälsovården samt myndigheternas planerings- och utredningsuppgifter. Dessutom lämnar välfärdsområdet med stöd av lagen om sekundär användning av personuppgifter inom social- och hälsovården ut uppgifter om klienten till den som ansöker om uppgifter för vetenskaplig forskning, statistikföring, undervisning, myndighetsstyrning och myndighetstillsyn inom social- och hälsovården samt för myndighetens planerings- och utredningsuppgift, när ansökan gäller endast välfärdsområdets material.

Välfärdsområdet lämnar ytterligare ut uppgifter om klienten till serviceproducenter (bland annat i fråga om köpta tjänster), om det är nödvändigt för att producera socialvårdens tjänster för klienten. Välfärdsområdet lämnar ut uppgifter som gäller klienten med stöd av lagstiftningen även till en tillsynsmyndighet (bland annat regionförvaltningsverket, riksdagens justitieombudsman, Valvira).

Barnskyddet sammanställer varje höst en lista över läropliktiga barn i åldern 6–17 år som placerats i området. Listan skickas till skolmyndigheterna i välfärdsområdets kommuner för att dessa ska ordna undervisningen för barnen.

De familjerättsliga tjänsterna vid välfärdsområdet lämnar i barnatillsyningsmannens arbete ut uppgifter och handlingar om fastställande av faderskap till Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata för fastställande av faderskap med stöd av lagstiftningen. Välfärdsområdet lämnar i barnatillsyningsmannens arbete ut beslutet om fastställelse av avtalet om vårdnaden om barn till befolkningsregisterföraren elektroniskt med stöd av lagstiftningen. Välfärdsområdet lämnar med stöd av lagstiftningen i barnatillsyningsmannens arbete ut person-, inkomst- och förmögenhets-, faderskaps- och avtalsuppgifter som bilagor till begäranden om handräckning till olika myndigheter, till vars uppgifter skötandet av dylika ärenden hör. Välfärdsområdet lämnar ut förhållandeutredningar till en domstol som har begärt en utredning med stöd av lagstiftningen.

Uppgifter från registret överförs i regel inte utanför EU eller EES. Personuppgifterna kan dock överföras till sådana länder utanför EU eller EES som Europeiska kommissionen anser att har en tillräcklig dataskyddsnivå. Dessutom kan personuppgifter överföras till länder utanför EU eller EES när de skyddsåtgärder som avses i den allmänna dataskyddsförordningen har uppfyllts, såsom de standardavtalsklausuler rörande dataskydd som ska bifogas till avtalet, och dessutom har Europeiska dataskyddsstyrelsen rekommendationer om kompletterande åtgärder vid behov använts.

Bevarandetiderna för klienthandlingar har fastställts i bilagan om bevarandetider för kundhandlingar till lagen om behandling av kunduppgifter inom social- och hälsovården (703/2023) och i riksarkivets och arkivverkets beslut. 

Klientrelationshandling och basuppgifter om klienten: 2 år efter klientens död. 

Klienthandlingar om serviceuppgift för barnfamiljer: 30 år efter att ärendet stängdes. 

Klienthandlingar om serviceuppgift för personer i arbetsför ålder: 10 år efter att ärendet stängdes. 

Klienthandlingar om serviceuppgift för äldre: 10 år efter att ärendet stängdes.

Klienthandlingar om serviceuppgift inom missbrukarvården: 10 år efter att ärendet stängdes. 

Klienthandlingar om serviceuppgift inom funktionshinderservicen: 10 år efter att det sista ärendet stängdes, när behovet av funktionshinderservice har upphört. 

Klienthandlingar om serviceuppgift inom barnskyddet: 2 år efter klientens död. 

Klienthandlingar om serviceuppgift inom tillhandahållandet av familjerättsliga tjänster: I ärenden som gäller barn 120 år efter barnets födelse, i andra ärenden 10 år efter att ärendet stängdes.  

Verifikat: 3 år. 

Beslut om klientavgifter och handlingar som gäller inkomstutredningar: 12 år efter att beslutet upphörde att gälla. 

Kontakt eller korrespondens i anslutning till den klientspecifika servicen: 3 år efter dateringen av ett meddelande eller motsvarande. 

För dem som är födda den 8, 18 och 28 dagen i månaden förvaras permanent bland annat socialjournaler, tjänsteinnehavares beslutsprotokoll i missbrukarvårds- och barnskyddsärenden och för specialomsorgsprogram för personer med funktionsnedsättning, handlingar om utredning av faderskap, beslut i ärenden som gäller omhändertagande och vård utom hemmet, upphörande/fortsättning av omhändertagande samt begränsning av kontakter.

Dessutom förvaras permanent i digital form de klienthandlingar och -uppgifter som sparats digitalt i socialvårdens nationella klientdatalager som avses i lagen om elektronisk behandling av klientuppgifter inom social- och hälsovården (159/2007) samt socialvårdens klienthandlingar och -uppgifter (med undantag av verifikat) som överförs retroaktivt.

Klientens identifierings- och kontaktuppgifter, såsom namn och adress, fås i regel av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata.

Uppgifterna i socialvårdens klientregister i anslutningen till ordnandet av service fås och upprätthålls utgående från de uppgifter som klienten eller hens representant tillhandahåller samt utifrån uppgifter som uppstår vid socialvårdens enheter.

Välfärdsområdet kan dessutom, oberoende av klientens samtycke, utgående från förutsättningarna i 20 § i lagen om klientens ställning och rättigheter inom socialvården, begära uppgifter av statliga myndigheter, myndigheter i kommuner och samkommuner, välfärdsområdesmyndigheter samt andra offentligrättsliga samfund, Folkpensionsanstalten, Pensionsskyddscentralen, pensionsstiftelser och andra pensionsanstalter, försäkringsanstalter, utbildningsanordnare, producenter av socialservice, sammanslutningar och verksamhetsenheter som bedriver hälso- och sjukvårdsverksamhet samt yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården och penninginstitut. Uppgifterna som begärs ska då vara sådana som i väsentlig grad inverkar på en klientrelation inom socialvården och som är nödvändiga för välfärdsområdet på grund av dess lagstadgade uppgifter att utreda klientens behov av socialvård, för att ordna socialvård och genomföra därtill anknutna åtgärder samt för att kontrollera uppgifter som lämnats till välfärdsområdet.

Välfärdsområdet kan med stöd av lagstiftningen inhämta uppgifter om klientens ekonomi (bl.a. inkomstuppgifter) ur det riksomfattande inkomstregistret.

Uppgifter fås också med klientens eller klientens lagliga representants samtycke, eller med stöd av lagen av andra aktörer, såsom skolor.

I fråga om barnskyddet har placerarvälfärdsområdet med stöd av 78 § i barnskyddslagen (417/2017) skyldighet att lämna uppgifter om barn som placerats i välfärdsområdets område.