Ostolaskujen käsittelyssä viivästyksiä
Hyvinvointialueen ostolaskujen käsittelyssä on ollut viiveitä, jotka johtuvat useasta samanaikaisesta isosta muutoksesta. Hyvinvointialueella on otettu käyttöön uusi laskujenkäsittelyjärjestelmä, jonka automaatioaste on alkuvaiheessa ollut vajavainen. Tämä on lisännyt manuaalisen työn määrää.
Automaatioastetta on saatu jo nostettua, mutta alkuvuodesta kertyneen laskujonon purkaminen kestää useita viikkoja.
Uuden järjestelmän ja muuttuneiden laskentatunnisterakenteiden käytön oppimisessa on ollut haasteita alkuvaiheessa. Hyvinvointialueen talouden perustoimintoja on vahvistettu useilla työntekijöillä, joiden tehtävänä tukea palvelualueiden henkilöstöä laskujen käsittelyssä.
Myös laskuilla olevien merkintöjen puutteet ovat aiheuttaneet viivästyksiä laskujen käsittelylle. Mikäli laskulle ei ole ilmoitettu esimerkiksi kustannuspaikkaa tai tilausviitettä, laskua ei pystytä tehokkaasti käsittelemään. Maksusitoumuksia koskevat laskut pystytään käsittelemään vain, jos laskulla on ilmoitettu maksusitoumuksen numero. Toimittajiin ollaan yhteydessä laskumerkintöjen puutteista päivittäin maksujen vauhdittamiseksi.
Ostolaskujen käsittelyn viive vaikuttaa myös hyvinvointialueen myöntämien järjestöavustusten maksuun. Pahoittelemme järjestöavustusten viivästymistä ja viestimme asiasta lisää järjestöjen alueellisen verkoston kautta.
Hyvinvointialueen laskutusohjeen mukaan laskuilla tulee olla 30 päivän maksuehto. Tätä maksuehtoa sovelletaan yleislinjauksena, mikäli maksuehdosta ei ole sovittu erikseen hankintasopimuksessa. Muutoin maksuehto määräytyy hankintasopimuksen ehtojen mukaisesti. Merkittävässä osassa laskuja maksuehto on alle 30 päivää, joka haastaa laskujen käsittelyä aikataulussa hyvinvointialueuudistuksen alkuvaiheessa.
Ostolaskuihin liittyvät ongelmat pyritään ratkaisemaan toukokuun loppuun mennessä. Pahoittelemme yhteistyökumppaneitamme mahdollisista viivästyksistä laskujen maksussa.
Laskutusohjeet löytyvät hyvinvointialueen verkkosivuilta.
Mikäli organisaationne laskut ovat erääntyneet, olkaa yhteydessä ostolaskutiimin asiakaspalvelunumeroon 029 151 5842 (avoinna ma, ke, pe ruotsiksi klo 12-13, suomeksi 13-14).