Fördröjningar i hanteringen av leverantörsfakturor
Det har förekommit fördröjningar i hanteringen av välfärdsområdets leverantörsfakturor. Fördröjningarna har förorsakats av flera samtidiga, stora förändringar. I välfärdsområdet har man introducerat ett nytt system för hantering av fakturor och inledningsvis har systemets automatiseringsgrad varit bristfällig. Det här har ökat mängden manuellt arbete.
Det har redan varit möjligt att öka automatiseringsgraden, men hanteringen av alla fakturor som samlats under början av året kommer att ta flera veckor.
I början har det förekommit utmaningar med inlärningen av hur det nya systemet och de nya strukturerna för registreringskoderna används. Ekonomins basfunktioner i välfärdsområdet har stärkts med flera anställda, vars uppgift är att stödja de anställda vid serviceområdena i hanteringen av fakturor.
Även bristfälliga uppgifter på fakturorna har orsakat fördröjningar. Om fakturan till exempel inte har ett kostnadsställe eller en beställningsreferens, kan fakturan inte hanteras effektivt. Fakturor som gäller betalningsförbindelser kan hanteras endast om betalningsförbindelsens nummer framgår av fakturan. Leverantörerna kontaktas dagligen för att reda ut bristerna i uppgifterna på fakturorna och på så sätt snabba upp processen.
Fördröjningen i hanteringen av leverantörsfakturor påverkar även utbetalningen av organisationsunderstöden som välfärdsområdet har beviljat. Vi beklagar fördröjningen i organisationsunderstöden och informerar mer kring detta via organisationernas regionala nätverk.
Enligt välfärdsområdets faktureringsanvisning ska fakturorna ha ett betalningsvillkor på 30 dagar. Det här betalningsvillkoret tillämpas som en allmän riktlinje, om något annat inte har överenskommits separat om betalningsvillkoret i upphandlingsavtalet. Annars fastställs betalningsvillkoret i enlighet med villkoren i upphandlingsavtalet. I en betydande del av fakturorna är betalningsvillkoret mindre än 30 dagar, vilket utmanar tidsschemat för hanteringen av fakturor i inledningsfasen av välfärdsområdesreformen.
Vi har för avsikt att lösa problemen som hänför sig till leverantörsfakturorna före utgången av maj. Vi beklagar eventuella fördröjningar i betalningen av fakturor för våra samarbetspartner.
Faktureringsanvisningarna finns på välfärdsområdets webbplats.
Om er organisations fakturor har förfallit, vänligen kontakta leverantörsfakturateamet på kundservicenumret 029 151 5842 (öppet mån, ons, fre på svenska kl. 12–13, på finska kl. 13–14).