Handläggning av begäranden om uppgifter och kundens rättigheter

Västra Nylands välfärdsområde handlägger begäranden om uppgifter i enlighet med lagstiftningen. Med begäran om uppgifter avses en begäran om att få uppgifter eller handlingar ur register eller handlingar som välfärdsområdet innehar.

Om begäran inte är tillräckligt preciserad ber vi kunden om kompletterande uppgifter.

Utlämnande av uppgifter grundar sig på lagstiftning (lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet(extern länk), EU:s allmänna dataskyddsförordning(extern länk), lagen om behandling av kunduppgifter inom social- och hälsovården(extern länk)). Välfärdsområdet kan till exempel lämna ut uppgifter när du begär personuppgifter om dig själv, begär uppgifter i egenskap av part, begär offentliga handlingar från välfärdsområdet eller har lagstadgad rätt att få uppgifter för någon annans räkning eller uppgifter om en avliden person.

Alla uppgifter kan dock inte alltid lämnas ut. Utlämnandet av uppgifter kan begränsas om det särskilt föreskrivs i lag om begränsningar i rätten att få uppgifter. Det kan till exempel vara fråga om sekretessbelagda uppgifter eller situationer där utlämnandet av uppgifterna skulle kunna äventyra en annan persons rättigheter eller säkerhet.

Handläggningstiden för en begäran om uppgifter beror på vilken lag begäran grundar sig på.

• Begäranden som gäller egna uppgifter handläggs så snart som möjligt inom den lagstadgade tidsfrist som gäller enligt den lag som begäran grundar sig på.
• Begäran enligt offentlighetslagen gäller en persons rätt att ta del av de uppgifter som ingår i en myndighetshandling och som gäller hen själv (12 § i offentlighetslagen) samt, i egenskap av part, uppgifter som har kunnat påverka behandlingen av personens ärende (11 § i offentlighetslagen). Begäran handläggs i regel inom två veckor.
• Begäran enligt dataskyddsförordningen (GDPR) gäller dina egna personuppgifter, till exempel granskning, rättelse eller radering av uppgifter. Den handläggs i regel inom en månad.
• Handläggningstiden kan vara längre endast om begäran är omfattande eller om handläggningen kräver mer utredningsarbete än vanligt.

Den som begär uppgifter har rätt att få information om huruvida de begärda uppgifterna kan lämnas ut, att få de begärda uppgifterna inom den lagstadgade tidsfristen och att få ett motiverat beslut om uppgifterna inte kan lämnas ut.

Kunden har rätt att begära att felaktiga eller bristfälliga uppgifter rättas när det gäller hens egna personuppgifter. Kunden har också rätt att söka ändring i ett beslut om hen är missnöjd med avgörandet.

Välfärdsområdet ser till att kundens rättigheter tillgodoses vid handläggningen av begäranden om uppgifter.

EU:s allmänna dataskyddsförordning

Med dataskydd avses skydd av personuppgifter. EU:s allmänna dataskyddsförordning syftar till att stärka skyddet av personuppgifter, öka transparensen vid behandlingen av personuppgifter och ge de registrerade, med andra ord Västra Nylands välfärdsområdes kunder, bättre möjligheter att påverka hur deras personuppgifter behandlas. Syftet med dataskyddsförordningen är dessutom att svara på de dataskyddsfrågor som digitaliseringen och globaliseringen väcker. Den nationella dataskyddslagen kompletterar och preciserar bestämmelserna i dataskyddsförordningen.

EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU) 2016/679 (extern länk)(extern länk)

Dataskyddslagen (1050/2018) (extern länk)(extern länk)

Dina rättigheter och hur du kan använda dem

I egenskap av registrerad har du rättigheter med avseende på dina personuppgifter och behandlingen av dem i Västra Nylands välfärdsområde. Du har bland annat rätt att få veta om välfärdsområdet behandlar dina personuppgifter och vilka personuppgifter som behandlas. Du har också rätt att begära ut uppgifter om dig själv och kräva rättelse av felaktiga personuppgifter.

Behandlingen av personuppgifter i välfärdsområdet grundar sig till största delen på fullgörande av en rättslig förpliktelse, utförandet av en uppgift av allmänt intresse eller myndighetsutövning. I sådana fall behöver välfärdsområdet inte något särskilt samtycke för att behandla dina personuppgifter. Inom vissa tjänster grundar sig behandlingen av personuppgifter emellertid på det samtycke du har gett välfärdsområdet, och då har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke.

Rättigheterna kan tillämpas på olika sätt beroende på vad som är grunden för behandlingen av personuppgifterna.

Rätt till tillgång, rätt till insyn i uppgifterna

Personen har rätt att veta huruvida hens personuppgifter behandlas och vilka uppgifter om hen som har lagrats.

Välfärdsområdet tillhandahåller uppgifterna utan onödigt dröjsmål, dock senast inom en månad efter att ha mottagit begäran. Denna period kan vid behov förlängas med högst ytterligare två månader om begäran är exceptionellt omfattande och komplicerad. Om perioden förlängs underrättar välfärdsområdet den som begärt uppgifterna om saken och orsakerna till dröjsmålet inom en månad från det att begäran mottagits.

Den registrerade har rätt att få sina uppgifter utan avgift. Om begäranden är uppenbart ogrundade eller orimliga, särskilt på grund av deras repetitiva art, får välfärdsområdet ta ut en rimlig avgift eller vägra att tillmötesgå begäran. I sådana fall ska välfärdsområdet visa att begäran är uppenbart ogrundad eller orimlig.

Rätten till insyn i uppgifter är inte obegränsad. Den registrerade har exempelvis inte rätt att få tillgång till uppgifter som samlats in om hen, om utlämnandet av informationen kan skada den nationella säkerheten, försvaret eller allmän ordning och säkerhet eller förhindra förebyggande eller utredning av brott. Den registrerade har inte heller rätt att få tillgång till uppgifterna om lämnandet av informationen kan medföra allvarlig fara för den registrerades hälsa eller vård eller för den registrerades eller någon annans rättigheter.

Om välfärdsområdet inte vidtar åtgärder på den registrerades begäran ska det utan dröjsmål och senast en månad efter att ha mottagit begäran informera den registrerade om orsaken till detta och om möjligheten att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet och begära rättslig prövning.

(Artiklarna 12 och 15 i dataskyddsförordningen och 34 § i dataskyddslagen) 

Rätt till rättelse

Personen har rätt att av välfärdsområdet utan onödigt dröjsmål få inexakta och felaktiga personuppgifter som rör hen rättade. Personen har dessutom rätt att komplettera ofullständiga personuppgifter. Huruvida uppgifterna är ofullständiga avgörs med beaktande av ändamålet med behandlingen av personuppgifterna i registret.

Om välfärdsområdet inte godkänner personens krav på rättelse av en uppgift ska det utfärda ett skriftligt intyg med orsakerna till att begäran har avslagits. I det sammanhanget ska personen också informeras om möjligheten att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet och begära rättslig prövning.

(Artiklarna 12 och 16 i dataskyddsförordningen)

Rätt till radering, rätten att bli bortglömd

I vissa situationer har personen rätt att få sina personuppgifter raderade. Denna rätt kallas också rätten att bli bortglömd. Radering av uppgifter kan bli aktuell till exempel när uppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de samlats in, eller när personen invänder mot behandlingen och det inte finns berättigade skäl att fortsätta den, till exempel i situationer som gäller direkt marknadsföring.

I välfärdsområdet är radering av uppgifter möjlig främst i situationer där behandlingen grundar sig på samtycke som sedermera har återkallats. Sådana situationer kan till exempel vara användning av kontaktuppgifter i enkäter om kundnöjdhet eller användning av uppgifter i frivilliga tjänster. Efter att samtycket har återkallats avslutas behandlingen och uppgifterna raderas, om det inte finns någon annan lagstadgad grund för att bevara dem.

Om välfärdsområdet inte godkänner personens krav på radering av en uppgift ska det utfärda ett skriftligt intyg med orsakerna till att begäran har avslagits. I det sammanhanget ska personen också informeras om möjligheten att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet och begära rättslig prövning.

Den registrerade har inte rätt att få sina uppgifter raderade om behandlingen grundar sig på välfärdsområdets rättsliga förpliktelse, utförandet av en uppgift av allmänt intresse eller om behandlingen är ett led i myndighetsutövning som utförs av välfärdsområdet.

(Artikel 17 i dataskyddsförordningen)

Rätt till begränsning av behandling

I vissa situationer kan personen ha rätt att begära att behandlingen av hens personuppgifter begränsas tills uppgifterna har kontrollerats och rättats eller kompletterats på tillbörligt sätt. En sådan situation uppstår exempelvis när personen bestrider personuppgifternas korrekthet. Då begränsas behandlingen av uppgifterna under en tid som ger välfärdsområdet möjlighet att kontrollera om personuppgifterna är korrekta.

(Artikel 18 i dataskyddsförordningen)

Rätt till dataportabilitet

Personen har rätt att överföra sina personuppgifter från en personuppgiftsansvarig till en annan om hen själv har tillhandahållit den personuppgiftsansvarige sina personuppgifter och behandlingen grundar sig på personens samtycke eller ett avtal och behandlingen sker automatiserat.

(Artikel 20 i dataskyddsförordningen)

Rätt att göra invändningar

Personen har rätt att när som helst, av skäl som hänför sig till hens specifika situation, göra invändningar mot behandling av sina personuppgifter när behandlingen grundar sig på utförandet av en uppgift av allmänt intresse eller är ett led i myndighetsutövning som utförs av välfärdsområdet. Då får uppgifterna behandlas vidare endast om välfärdsområdet kan påvisa avgörande berättigade skäl för behandlingen. Behandlingen får också fortsätta om den är nödvändig för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk.

(Artikel 21 i dataskyddsförordningen)

Rätt att bestrida ett automatiserat individuellt beslut

Personen har rätt att inte bli föremål för ett beslut som enbart grundas på automatiserad behandling av personuppgifter, om beslutet har rättsliga följder för hen eller på liknande sätt påverkar hen i betydande grad. Med automatiserat beslutsfattande avses att ingen människa deltar i beslutsfattandet, utan att beslutet fattas enbart maskinellt på basis av personuppgifter.

(Artikel 22 i dataskyddsförordningen)

Rätt att lämna in klagomål till en tillsynsmyndighet

Personen har rätt att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet, särskilt i den medlemsstat där hen har sin hemvist eller sin arbetsplats eller där det påstådda intrånget begicks, om hen anser att behandlingen av personuppgifter som avser hen strider mot EU:s allmänna dataskyddsförordning. I Finland är dataombudsmannen den tillsynsmyndighet som avses. Personen har dessutom rätt att använda andra administrativa prövningsförfaranden och rättsmedel.

(Artikel 77 i dataskyddsförordningen)