Dataskydd och registerbeskrivning: Patientregister

Registerbeskrivning
EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679)

Västra Nylands välfärdsområdesstyrelse

Välfärdsområdets direktör

I registret samlas in grunduppgifter om patienten, uppgifter som hänför sig till ordnandet av vården, uppgifter om hälsa och sjukdom samt patientfaktureringsuppgifter

Grunduppgifter om patienten är identifierings- och kontaktuppgifter (såsom personbeteckning, namn, tilltalsnamn, kön, adress, telefonnummer, hemkommun, modersmål, kontaktspråk, civilstånd, spärrmarkering för adressen, e-post och andra nödvändiga kontaktuppgifter). Uppgifter som gäller ordnande av vård är bland annat uppgifter om tidsbokningar, köande och vårdbokningar, uppgifter om besök och vårdperioder vid välfärdsområdets egna verksamhetsenheter och på avtalsenliga vårdplatser samt namn- och tjänsteuppgifter om de som gjort anteckningarna. Uppgifter som hänför sig till hälsa och sjukdom är uppgifter om medicinska risker, uppgifter om hälsorådgivning, diagnosticering och planering, förlopp, uppföljning och bedömning av vård beträffande besök och vårdperioder, begäran om laboratorie- och röntgenundersökningar och svaren på dessa, uppgifter om funktionsförmågan, utlåtanden och utfärdade intyg, konsultationsbegäran och -svar (även utanför välfärdsområdet, till exempel svar som man får från HUS), remisser och vårdrespons samt epikriser. Dessutom behandlas egna uppgifter som patienten själv producerar eller erbjuder samt uppgifter rörande förbud, begränsningar, samtycken och andra val.

Ytterligare behandlas försäkringsuppgifter i anslutning till klientrelationen.

Patientregistret innehåller även uppgifter om vård- och röntgenutlåtanden som köpts på välfärdsområdets räkning och förts in i registret av experter inom hälsovården samt uppgifter som uppstått till följd av betalningsförbindelse- och servicesedelverksamhet.

Personuppgifter överlåts utifrån lagstiftningen eller på basis av en specificerad informationsbegäran till myndigheter som är berättigade till dem enligt lagen.

Uppgifter om patienten lämnas ut till Findata med stöd av lagen om sekundär användning av personuppgifter inom social- och hälsovården för vetenskaplig forskning, statistikföring, utvecklings- och innovationsverksamhet, undervisning, myndighetsstyrning och myndighetstillsyn inom social- och hälsovården samt myndigheternas planerings- och utredningsuppgifter. Dessutom lämnar välfärdsområdet med stöd av lagen om sekundär användning av personuppgifter inom social- och hälsovården ut uppgifter om patienten till den som ansöker om uppgifter för vetenskaplig forskning, statistikföring, undervisning, myndighetsstyrning och myndighetstillsyn inom social- och hälsovården samt för myndighetens planerings- och utredningsuppgift, när ansökan gäller endast välfärdsområdets material.

Välfärdsområdet lämnar ytterligare ut uppgifter om patienten till serviceproducenter (bland annat i fråga om köpta tjänster), om det är nödvändigt för att producera hälso- och sjukvårdstjänster för patienten. Välfärdsområdet lämnar ut uppgifter om patienten med stöd av lagstiftningen även till en tillsynsmyndighet (bland annat regionförvaltningsverket, riksdagens justitieombudsman, Valvira).

Uppgifter från registret överförs i regel inte utanför EU eller EES. Personuppgifterna kan dock överföras till sådana länder utanför EU eller EES som Europeiska kommissionen anser att har en tillräcklig dataskyddsnivå. Dessutom kan personuppgifter överföras till länder utanför EU eller EES när de skyddsåtgärder som avses i den allmänna dataskyddsförordningen har uppfyllts, såsom de standardavtalsklausuler rörande dataskydd som ska bifogas till avtalet, och dessutom har Europeiska dataskyddsstyrelsen rekommendationer om kompletterande åtgärder vid behov använts.

Bevarandetiderna för patienthandlingar har fastställts i bilagan om bevarandetider för kundhandlingar till lagen om behandling av kunduppgifter inom social- och hälsovården (703/2023) och i riksarkivets och arkivverkets beslut.

Journalhandlingarna lagras i regel 12 år efter patientens död, eller ifall detta datum är okänt, 120 år från födelseåret. Sådana handlingar är bland annat patientens basuppgifter och handlingar med patientens viktigaste vårduppgifter, handlingar som uttrycker patientens vilja, sammandrag, anteckningar i anknytning till planeringen, genomförandet, uppföljningen och bedömningen av vården samt av dessa anteckningar skapade handlingar, remiss-, vårdrespons- och konsultationshandlingar, läkarutlåtanden och -intyg samt beslut om inledande av vård och om vården.

Permanent förvaras journalhandlingar inom den offentliga hälso- och sjukvården för patienter som fötts den 18 och 28 dagen i månaden samt handlingar som uppstått vid undersökningar och vård vid enheter för klinisk genetik.

Alla patienters patientuppgifter som överförts till FPA:s eArkiv förvaras permanent i eArkiv i digital form.

Patientens identifierings- och kontaktuppgifter, såsom namn och adress, fås i regel av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata.

Patientregistrets uppgifter i anslutningen till ordnandet av vård fås och upprätthålls utgående från de uppgifter som klienten/patienten eller hens representant tillhandahåller samt utifrån uppgifter som uppstår vid hälso- och sjukvårdsenheter.

Av serviceproducenten fås dessutom uppgifter bilddiagnostiska undersökningar och laboratorieundersökningar och av serviceproducenterna fås uppgifter om tjänster som anskaffats med servicesedlar.

Om patienten inte har förbjudit att patientens uppgifter lämnas ut i Västra Nyland, har den myndighet eller någon som agerar på dess vägnar som vårdar patienten och som ordnar och genomför hälsovårdstjänster i välfärdsområdet, Helsingfors stad och HUS-sammanslutningen rätt att utan hinder av sekretessbestämmelserna få och använda patientuppgifter av en behörighet myndighet inom Västra Nyland, Helsingfors stad och HUS-sammanslutningen som ordnar hälsovårdstjänster i den omfattningen som vården av en patient kräver. Patienten ska informeras om sin förbudsrätt.