Tietosuoja- ja rekisteriseloste: Potilasrekisteri

Rekisteriseloste
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)

Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen aluehallitus

Hyvinvointialueen johtaja

Palvelualueiden hallintopäälliköt

Yhteystiedot

Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue

PL 33, 02033 Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue

vaihteen puhelinnumero 029 151 2000

Rekisterissä käsitellään potilaan perustietoja, hoidon järjestämiseen liittyviä tietoja, terveyttä ja sairautta koskevia tietoja sekä potilaslaskutustietoja.

Potilaan perustietoja ovat yksilöinti- ja yhteystiedot ( kuten henkilötunnus, nimi, kutsumanimi, sukupuoli, osoite, puhelinnumerot, kotikunta, äidinkieli, asiointikieli, siviilisääty, osoitteen turvakielto, sähköposti ja muut tarpeelliset yhteystiedot). Hoidon järjestämiseen liittyviä tietoja ovat mm. ajanvaraus- , jono- ja hoidonvaraustiedot, käynti- ja hoitojaksotiedot hyvinvointialueen omissa toimintayksiköissä sekä sopimuksiin perustuvissa hoitopaikoissa sekä merkintöjen tekijöiden nimi- ja virkatiedot. Terveyttä ja sairautta koskevia tietoja ovat lääketieteelliset riskitiedot, käyntejä ja hoitojaksoja koskevat terveysneuvonnan, taudinmäärittelyn, hoidon suunnittelun, kulun, seurannan ja arvioinnin tiedot, laboratorio- ja röntgenpyynnöt ja - vastaukset, toimintakykytiedot, lausunnot ja annetut todistukset, konsultaatiopyynnöt ja -vastaukset (myös hyvinvointialueen ulkopuolelta, esim. HUSista saadut vastaukset), lähetteet ja hoitopalautteet sekä hoidon loppulausunnot. Lisäksi käsitellään potilaan itse itsestään tuottamaa tietoa tai tarjoamaa tietoa sekä kieltoja, rajoituksia, suostumuksia ja muita valintoja koskevia tietoja.

Lisäksi käsitellään asiakkuuteen mahdollisesti liittyvää vakuutustietoa.

Potilasrekisteriin kuuluvat myös hyvinvointialueen lukuun ostettujen terveydenhuollon ammattilaisten kirjaamat hoito- ja röntgenlausuntotiedot sekä maksusitoumus- ja palvelusetelitoiminnasta syntyneet tiedot.

Henkilötietoja luovutetaan lainsäädännön tai yksilöidyn tietopyynnön perusteella siihen oikeutetuille viranomaisille lainsäädännön mukaisesti.

Toisiolain perusteella potilasta koskevia tietoja luovutetaan Findatalle tieteellistä tutkimusta, tilastointia, kehittämis- ja innovaatiotoimintaa, opetusta, sosiaali- ja terveydenhuollon viranomaisohjausta ja -valvontaa sekä viranomaisen suunnittelu- ja selvitystehtävää varten. Lisäksi hyvinvointialue luovuttaa toisiolain perusteella potilasta koskevia tietoja hakijalle tieteellistä tutkimusta, tilastointia, opetusta, sosiaali- ja terveydenhuollon viranomaisohjausta ja -valvontaa sekä viranomaisen suunnittelu- ja selvitystehtävää varten silloin, kun hakemus kohdistuu ainoastaan hyvinvointialueen aineistoon.

Lisäksi hyvinvointialue luovuttaa palveluntuottajille (mm. ostopalveluissa) potilasta koskevia tietoja, jos se on välttämätöntä potilaan terveydenhuollon palvelun tuottamiseksi. Hyvinvointialue luovuttaa potilasta koskevia tietoja lainsäädännön perusteella myös valvontaviranomaiselle (mm. AVI, EOA, Valvira).

Rekisteristä ei pääsääntöisesti siirretä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Henkilötietoja voidaan kuitenkin siirtää sellaisiin EU/ETA-alueen ulkopuolisiin maihin, joiden osalta Euroopan komissio on katsonut tietosuojan tason olevan riittävän. Lisäksi henkilötietoja voidaan siirtää EU/ETA-alueen ulkopuolisiin maihin silloin, kun on toteutettu Euroopan yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset suojatoimet, kuten sopimukseen liitettävät tietosuojaa koskevat vakiolausekkeet ja lisäksi on tarvittaessa käytetty Euroopan tietosuojaneuvoston ohjeistamia täydentäviä suojatoimia.

Potilasasiakirjojen säilytysajat on määritelty lain sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä (703/2023) asiakasasiakirjojen säilytysaikoja koskevassa liitteessä sekä valtionarkiston ja arkistolaitoksen päätöksissä.

Potilasasiakirjat säilytetään pääsääntöisesti 12 vuotta potilaan kuolemasta tai, jos siitä ei ole tietoa, 120 vuotta potilaan syntymästä. Tällaisia asiakirjoja ovat mm. potilaan perustiedot ja keskeiset hoitotiedot sisältävät asiakirjat, potilaan tahdon ilmaisevat asiakirjat, yhteenvedot, hoidon suunnitteluun, toteutukseen, seurantaan ja arviointiin liittyvät merkinnät ja merkinnöistä muodostetut asiakirjat, lähete-, hoitopalaute- ja konsultaatioasiakirjat, lääkärinlausunnot ja –todistukset sekä hoidon aloittamiseen ja hoitoon liittyvät päätökset.

Pysyvästi säilytetään 18. ja 28. päivinä syntyneiden potilasasiakirjat julkisessa terveydenhuollossa sekä perinnöllisyyslääketieteellisten yksiköiden tutkimuksissa ja hoidoissa muodostuvat asiakirjat.

Kaikkien potilaiden Kelan eArkistoon siirretyt potilastiedot säilytetään eArkistossa pysyvästi sähköisessä muodossa. 

Digi- ja väestötietovirastosta saadaan pääosin potilaiden yksilöinti- ja yhteystiedot, kuten nimi ja osoite.

Potilasrekisterin hoidon järjestämiseen liittyvät tiedot saadaan ja niitä ylläpidetään asiakkaalta / potilaalta tai hänen edustajaltaan saadun tiedon perusteella sekä terveydenhuollon yksiköissä syntyneiden tietojen perusteella.

Lisäksi palveluntuottajalta saadaan kuvantamis- ja laboratoriotutkimuksia koskevat tiedot ja palveluntuottajilta saadaan palvelusetelillä hankittujen palvelujen tiedot.

Mikäli potilas ei ole kieltänyt tietojensa luovuttamista Uudenmaan maakunnassa, on siellä potilasta hoitavalla hyvinvointialueen, Helsingin kaupungin ja HUS-yhtymän terveyspalveluja järjestävällä ja toteuttavalla viranomaisella ja sen lukuun toimivalla oikeus salassapitosäännösten estämättä saada ja käyttää toisen Uudenmaan maakunnan hyvinvointialueen, Helsingin kaupungin ja HUS-yhtymän terveyspalvelujen järjestämisestä vastaavan toimivaltaisen viranomaisen potilastietoja potilaan hoidon edellyttämässä laajuudessa. Potilasta on informoitava kielto-oikeudesta.