Dataskyddsbeskrivning för registret över förtroendevalda och registret över bindningar
Registerbeskrivning
EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679)
Dataskyddsbeskrivning för registret över förtroendevalda och registret över bindningar
1. Personuppgiftsansvarig
Västra Nylands välfärdsområdesstyrelse
2. Ansvarig person för registret
Förvaltningsdirektör (registret över förtroendevalda)
Revisionsnämnden (registret över bindningar)
3. Kontaktperson för registret
Chef för stöd för beslutsfattande (registret över förtroendevalda)
Utvärderingschef (registret över bindningar)
Kontaktuppgifter
Västra Nylands välfärdsområde
PB 33, 02033 Västra Nylands välfärdsområde
växelns telefonnummer 029 151 2000
4. Ändamålen med behandlingen av personuppgifter och den rättsliga grunden för behandlingen
Ändamålen med behandlingen
Ändamålet med behandlingen av personuppgifter är att ta emot och följa upp centrala förtroendevaldas och ledande tjänsteinnehavares redogörelser för bindningar. Ändamålet med att redogöra för bindningar är att öka öppenheten och transparensen i beslutsfattandet. Dessutom är ändamålet med registret att registrera förtroendeuppdrag, kontakta de registrerade samt behandla och betala ut arvoden och ersättningar till förtroendevalda. Dessutom kan personuppgifter behandlas för personsäkerhetsutredningar. Personuppgifter om tjänsteinnehavare som deltar i förtroendeorganens verksamhet behandlas i den utsträckning som är nödvändig för organens verksamhet.
Den rättsliga grunden för behandlingen
Artikel 6.1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning: behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige.
I fråga om förtroendevaldas politiska ståndpunkt är behandlingen tillåten med stöd av artikel 9.2 e i EU:s allmänna dataskyddsförordning, enligt vilken behandlingen av uppgifter är tillåten om den rör personuppgifter som på ett tydligt sätt har offentliggjorts av den registrerade.
Central lagstiftning
- EU:s allmänna dataskyddsförordning (679/2016)
- Dataskyddslagen (1050/2018)
- Lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999)
- Lagen om välfärdsområden (611/2021)
- Lagen om tjänsteinnehavare i kommuner och välfärdsområden (304/2003)
- Säkerhetsutredningslagen (726/2014)
5. Registrets datainnehåll
I registret över förtroendevalda och i registret över bindningar lagras förtroendevaldas och tjänsteinnehavares uppgifter om uppgifter i ledningen för samt förtroendeuppdrag i företag och andra sammanslutningar som bedriver näringsverksamhet, om betydande förmögenhet och om andra bindningar som kan vara av betydelse vid skötseln av förtroende- och tjänsteuppdrag.
Registrerade i registret över förtroendevalda och i registret över bindningar är samtliga ledamöter och ersättare i välfärdsområdesstyrelsen för att registrera dem, kontakta dem och behandla och betala ut arvoden och ersättningar. I fråga om bindningar avses som registrerade välfärdsområdets centrala förtroendevalda (ledamöterna och ersättarna i välfärdsområdesstyrelsen, välfärdsområdesfullmäktiges ordförande och vice ordförande samt nämndernas ordförande och vice ordförande) samt ledande tjänsteinnehavare (välfärdsområdesdirektören samt föredragandena i välfärdsområdesstyrelsen och nämnderna), vilka enligt lag är skyldiga att redogöra för sådana bindningar som kan ha vara av betydelse vid skötseln av förtroende- och tjänsteuppdrag.
I registret över förtroendevalda och bindningar lagras följande uppgifter:
- identifieringsuppgifter (såsom för- och efternamn, personbeteckning, födelsedatum)
- kontaktuppgifter (såsom adressuppgifter, telefonnummer, e-postadress)
- yrke
- bankuppgifter
- partiuppgifter (såsom partimedlemskap, beskattningsuppgift, beviljade kostnadsersättningar)
- den redogörelseskyldiges förtroende- och tjänsteuppdrag, ledningsuppgifter och förtroendeposter samt betydande förmögenhet (mark- och skogsinnehav, aktieinnehav, skuld eller borgen) och andra bindningar som kan vara av betydelse vid skötseln av förtroende- och tjänsteuppdrag.
6. Regelmässigt utlämnande av personuppgifter
Redogörelserna för bindningar överlämnas till välfärdsområdesfullmäktige för kännedom i enlighet med 125 § 2 mom. 5 punkten i lagen om välfärdsområden. Dessutom offentliggörs registret över bindningar i det allmänna datanätet på välfärdsområdets webbplats i enlighet med 89 § 4 mom. i lagen om välfärdsområden. Således har vem som helst rätt att ta del av uppgifterna om bindningar. Uppgifterna i registret över bindningar kan innehålla sådana sekretessbelagda uppgifter som avses i 24 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Till den del uppgifterna är sekretessbelagda offentliggörs de inte i datanätet och utlämnas inte utan lagstadgad grund.
I övrigt lämnas personuppgifter i regel inte ut till tredje parter. Uppgifter kan i första hand lämnas ut med skriftligt samtycke från den registrerade. Dessutom kan uppgifter lämnas ut om utlämnande av uppgifter uttryckligen föreskrivs i lag.
Uppgifterna hålls tillgängliga i det allmänna datanätet på det sätt som beskrivs ovan. Personuppgifter kan annars inte lämnas ut utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.
7. Uppgifternas förvaringstider
Uppgifterna i registret över förtroendevalda och i registret över bindningar förvaras under den tid som förtroendeuppdraget eller tjänsteinnehavarens uppgift varar. Redogörelserna för bindningar och uppgifterna i registret över bindningar förvaras varaktigt i enlighet med Riksarkivets beslut (AL/10361/07.01.03.01/2017, 30.6.2017). Uppgifterna om bindningar förvaras i det allmänna datanätet under den tid som förtroendeuppdraget eller tjänsteinnehavarens uppgift varar. När förtroendeuppdraget eller tjänsteinnehavarens uppgift upphör avlägsnas uppgifterna som gäller personen från det allmänna datanätet.
8. Personuppgifternas informationskällor
Uppgifterna i registret över förtroendevalda och i registret över bindningar fås i regel av de redogörelseskyldiga själva. Uppgiften om den e-postadress som används i förtroendeuppdraget fås från användaradministrationens register.