Luottamushenkilö- ja sidonnaisuusrekisterien tietosuojaseloste
Rekisteriseloste
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Luottamushenkilö- ja sidonnaisuusrekisterien tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen aluehallitus
2. Rekisterin vastuuhenkilö
Hallintojohtaja
3. Rekisterin yhteyshenkilö
Päätöksenteon tuen päällikkö (Luottamushenkilörekisterin osalta)
Arviointipäällikkö (Sidonnaisuusrekisterin osalta)
Yhteystiedot
Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue
PL 33, 02033 Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue
vaihteen puhelinnumero 029 151 2000(ulkoinen linkki)
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste
Käsittelyn tarkoitukset
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on hyvinvointialueen keskeisten luottamushenkilöiden ja johtavien viranhaltijoiden sidonnaisuusilmoitusten vastaanottaminen ja seuranta. Sidonnaisuuksien ilmoittamisen tarkoituksena on lisätä päätöksenteon avoimuutta ja läpinäkyvyyttä. Lisäksi rekisterin tarkoituksena on luottamistoimien rekisteröinti, yhteydenpito ja luottamushenkilöiden palkkioiden ja korvausten käsittely ja maksatus. Lisäksi henkilötietoja voidaan käsitellä henkilöturvallisuusselvitystä varten. Luottamustoimielintoiminnassa olevien virkahenkilöiden henkilötietoja käsitellään toimielintoimintaa varten välttämättömiltä osin.
Käsittelyn oikeusperuste
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Luottamushenkilöiden poliittisen kannan osalta käsittely on luvallista EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 mom. e-kohdan perusteella, jonka mukaan tietojen käsittely on luvallista, kun käsittely koskee henkilötietoja, jotka rekisteröity on nimenomaisesti saattanut julkisiksi.
Keskeinen lainsäädäntö
- EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
- Tietosuojalaki (1050/2018)
- Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
- Laki hyvinvointialueesta (611/2021)
- Laki kunnan ja hyvinvointialueen viranhaltijasta (304/2003)
- Turvallisuusselvityslaki 726/2014
5. Rekisterin tietosisältö
Luottamushenkilö- ja sidonnaisuusrekisteriin tallennetaan luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden ilmoittamat tiedot johtotehtävistään sekä luottamustoimistaan elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä, merkittävästä varallisuudestaan sekä muistakin sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä luottamus- tai virkatehtävien hoitamisessa.
Luottamushenkilö- ja sidonnaisuusrekisterin rekisteröityjä ovat kaikki aluehallituksen jäsenet ja varajäsenet heidän rekisteröintiään, yhteydenpitoaan sekä palkkioiden ja korvausten käsittelyä ja maksatusta varten. Sidonnaisuuksien osalta rekisteröityjä ovat hyvinvointialueen keskeiset luottamushenkilöt (aluehallituksen jäsenet ja varajäsenet, aluevaltuuston puheenjohtaja ja varapuheenjohtajat, lautakunnan puheenjohtajat ja varapuheenjohtajat) sekä johtavat viranhaltijat (hyvinvointialuejohtaja sekä aluehallituksen ja lautakunnan esittelijät), joita koskee lakisääteinen ilmoitusvelvollisuus sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä luottamus- ja virkatehtävien hoitamisessa.
Luottamushenkilö- ja sidonnaisuusrekisteriin tallennetaan:
- yksilöintitiedot (kuten etu- ja sukunimi, henkilötunnus, syntymäaika)
- yhteystiedot (kuten osoitetiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
- ammatti
- pankkiyhteystiedot
- puoluetiedot (kuten puolueen jäsenyys, verotustieto, myönnetyt kulukorvaukset)
- ilmoitusvelvollisen ilmoittamat luottamus- ja virkatehtävät, johtotehtävät ja luottamustoimet sekä merkittävä varallisuus (maan ja metsän omistus, osakkeenomistus, velka tai takaus) ja muut sidonnaisuudet, joilla voi olla merkitystä luottamus- ja virkatehtävien hoidossa.
6. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset
Sidonnaisuusilmoitukset luovutetaan aluevaltuustolle tiedoksi hyvinvointialuelain 125.2 §:n 5 kohdan mukaisesti. Lisäksi sidonnaisuusrekisteri julkistetaan yleisessä tietoverkossa hyvinvointialueen verkkosivustolla hyvinvointialuelain 89.4 §:n mukaisesti. Näin ollen kenellä hyvänsä on oikeus tutustua sidonnaisuustietoihin. Sidonnaisuusrekisterin tiedot voivat sisältää julkisuuslain 24 §:ssä tarkoitettuja salassa pidettäviä tietoja. Siltä osin, kun tiedot ovat salassa pidettäviä, ei niitä julkisteta tietoverkossa eikä luovuteta ilman lakisääteistä perustetta.
Muutoin rekisterin tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti kolmansille osapuolille. Tietoja voidaan luovuttaa ensisijaisesti rekisteröidyn kirjallisella suostumuksella. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa, jos tiedon luovuttamisesta on laissa erikseen nimenomaisesti säädetty.
Tietoja pidetään nähtävänä yleisessä tietoverkossa edellä kuvatuin tavoin. Tietoja ei muutoin luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
7. Tietojen säilytysajat
Luottamushenkilö- ja sidonnaisuusrekisterin tiedot säilytetään luottamustoimen tai viranhaltijan tehtävän keston ajan. Sidonnaisuusilmoitukset ja sidonnaisuusrekisterin tiedot säilytetään pysyvästi kansallisarkiston päätöksen (AL/10361/07.01.03.01/2017, 30.6.2017) mukaisesti. Sidonnaisuustiedot säilytetään yleisessä tietoverkossa ilmoitusvelvollisen luottamustoimen tai viranhaltijan tehtävän keston ajan. Luottamustoimen tai viranhaltijan tehtävän päättyessä häntä koskevat tiedot poistetaan yleisestä tietoverkosta.
8. Henkilötietojen tietolähteet
Luottamushenkilö- ja sidonnaisuusrekisterin tiedot saadaan lähtökohtaisesti ilmoitusvelvollisilta itseltään. Tieto luottamustoimessa käytettävästä sähköpostiosoitteesta saadaan käyttäjähallinnan rekisteristä.