Personregister för passerkontrollen
Registerbeskrivning
EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679)
24.5.2024
Personregister för passerkontrollen
1. Personuppgiftsansvarig
Västra Nylands välfärdsområdesstyrelse
2. Ansvarig person för registret
Direktören för koncerntjänsterna
3. Kontaktperson för registret
Säkerhetschefen för stödtjänsterna
Västra Nylands välfärdsområde
PB 33
02033 Västra Nylands välfärdsområde
Växel: 029 151 2000
4. Ändamålen med behandlingen av personuppgifter och den rättsliga grunden för behandlingen
Ändamålen med behandlingen
Ändamålet med insamlingen av passerkontrollens personuppgifter är att garantera rättskyddet och säkerheten för personer som arbetar vid västra Nylands välfärdsområde samt besökare, att skydda arbetsgivarens och arbetstagarnas egendom, för att förebygga brott och att utreda dem. Registeruppgifterna används för att reda ut och identifiera passerhändelser gällande personer som rör dig i lokalerna.
En individuell passerrapport som gäller den registrerade kan på begäran och om ett behov uppdagas lämnas ut till en chef endast i fråga om chefens egna underlydande. En chefs begäran om en passerkontrollrapport ska basera sig på arbetsgivarens rätt att leda och övervaka arbetet. Att lämna ut rapporter är inte regelbundet, utan det ska grunda sig på ett specificerat behov.
Rättslig grund för behandlingen
Artikel 6.1.1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning: behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige.
Central lagstiftning
- EU:s allmänna dataskyddsförordning (679/2016)
- Dataskyddslagen (1050/2018)
- Lagen om integritetsskydd i arbetslivet (759/2004)
5. Registrets datainnehåll
I passerkontrollsystemet lagras följande personuppgifter: namn, personnummer, telefonnummer, passeruppgifter och passerrättighetsområden.
6. Regelmässigt utlämnande av personuppgifter
Uppgifterna i personregistret för passerkontrollen lämnas i regel inte ut. En individuell passerrapport som gäller en registrerad kan på begäran lämnas ut endast till en chef vid Västra Nylands välfärdsområde, endast i fråga om chefens egna underlydande. En chefs begäran om en passerrapport baserar sig på arbetsgivarens rätt att leda och övervaka arbetet och att lämna ut rapporter är inte regelbundet, utan det ska grunda sig på ett specificerat behov.
Personuppgifterna behandlas endast av sådana personer inom stödtjänsternas säkerhetstjänster vid Västra Nylands välfärdsområde och utkontrakterade serviceproducenter, till vars arbetsuppgifter det hör.
Administreringen av passerkontrollen är hos stödtjänsternas säkerhetstjänster vid Västra Nylands välfärdsområde. Personuppgifter kan lämnas ut endast med tillstånd av säkerhetschefen för stödtjänsternas säkerhetstjänster vid Västra Nylands välfärdsområde. En serviceproducent kan inte bevilja tillstånd för utlämnande av personuppgifter.
Uppgifter kan lämnas ut till polisen eller andra behöriga myndighet i vissa fall som särskilt anges i lag, till exempel för att reda ut brott. Utlämnandet grundar sig alltid på en specificerad begäran från myndigheten.
7. Uppgifternas lagringstider
Personuppgifternas lagringstid är sex månader.
8. Personuppgifternas informationskällor
Registrets informationskällor är passerkontrollsystemets passertaggar och läsare. Den personuppgiftsansvariga har placerat läsarna på ställen som hen har ansett ändamålsenliga.