Register över anmälningar om farliga situationer för klientsäkerhet och socialombudens och patientombudens journalhantering

Registerbeskrivning
EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679)
6.11.2024

1. Personuppgiftsansvarig

Västra Nylands välfärdsområdesstyrelse 

2. Ansvarig person för registret

Uppgiftsbeteckning

Kvalitets- och klientsäkerhetschef

3. Kontaktperson för registret

Uppgiftsbeteckning

Specialsakkunnig inom klientsäkerhet

Kontaktuppgifter

Västra Nylands välfärdsområde

PB 33, 02033 Västra Nylands välfärdsområde

växelns telefonnummer 029 151 2000

4. Ändamålen med behandlingen av personuppgifter och den rättsliga grunden för behandlingen

Ändamålen med behandlingen

Ändamålet med behandlingen av personuppgifter i registret är att hantera anmälningar om farliga situationer för klientsäkerheten, hantera socialombudens och patientombudens klientjournaler, behandla personuppgifter i dessa och samla in prestationsdata i Västra Nylands välfärdsområde.

Rättslig grund för behandlingen

Artikel 6.1 a i EU:s allmänna dataskyddsförordning: den registrerade har lämnat sitt samtycke till att dennes personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål. På denna grund behandlas personuppgifter för en klient som får service från socialombudet och patientombudet när det gäller annat än allmän rådgivning vilket innebär att patientombudet och socialombudet ska, när de tillhandahåller en person tjänster enligt 8 § 1 eller 2 mom., registrera uppgifter utöver vad som föreskrivs i 27 § i lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019) (Lag om patientombud och socialombud 739/2023). Uppgifter om namn och e-postadress samlas endast in på begäran av klienten eller den anhöriga som lämnat anmälan om farliga situationer för klientsäkerheten. Anmälan kan också göras anonymt.

Artikel 6.1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning: behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige för information utöver den som nämns ovan. De personuppgifter som samlas in på denna grund är vanliga samt känsliga och sekretessbelagda personuppgifter om klienter och patienter som registreras av den anställda. Dessa uppgifter är personens namn, personbeteckning, en beteckning som fungerar som temporär identifikation, födelsedatum, laglig företrädare, namn och behörighet på en anhörig eller närstående, personens modersmål och kontaktspråk, tidpunkt för mottagande av handlingen som kommit till socialombudet och patientombudet, namnet på den som upprättat handlingen och hens uppgift på enheten och tidpunkt när handlingen upprättats (Lag om patientombud och socialombud 739/2023 §12).

Central lagstiftning

EU:s allmänna dataskyddsförordning (679/2016)
Dataskyddslagen (1050/2018)
Lag om patientombud och socialombud (§12, 739/2023)

5. Registrets datainnehåll

I kanalen för meddelanden behandlas klienternas anonyma anmälningar om farliga situationer som gäller tjänsternas kvalitet och säkerhet. Om den som lämnat anmälan så begär, kan hen bifoga en e-postadress, varvid denna information kommer att samlas i registret. Inga andra uppgifter samlas.

I social- och patientombudets jourhantering behandlas vanliga samt känsliga och sekretessbelagda personuppgifter om klienter och patienter. Inga kakor-/diagnostikuppgifter sparas om klienterna, utan endast de uppgifterna som den anställda antecknar i applikationen sparas. Följande uppgifter behandlas:

1) personens namn och personbeteckning eller, om den inte är känd, en beteckning som fungerar som temporär identifikation eller födelsedatum,

2) namn och behörighet för en laglig företrädare, anhörig eller närstående,

3) personens modersmål och kontaktspråk,

4) tidpunkt för mottagande av handlingen som kommit till socialombudet och patientombudet,

5) namnet på den som upprättat handlingen och hens uppgift på enheten,

6) tidpunkt när handlingen upprättats.

Patientombudet och socialombudet ska vid tillhandahållandet av de tjänster som avses i 1 mom. dessutom dokumentera en beskrivning av den begärda rådgivningen, den givna rådgivningen och övriga åtgärder och nödvändig information relaterad till tillhandahållandet av tjänsterna.

6. Regelmässigt utlämnande av personuppgifter

Personuppgifter utlämnas eller överförs regelmässigt inte utanför EU eller EES.

7. Uppgifternas lagringstider

Hantering av socialombudets och patientombudets klientjournaler omfattar personuppgifter och känsliga personuppgifter. Lagringstiden är 12 år efter att behandlingen avslutats. Lag om patientombud och socialombud (§12, 739/2023).

Uppgifter on e-postadresser från kanalen för meddelanden lagras i 2 år.

8. Personuppgifternas informationskällor

Personuppgifter erhålls från deltagaren själv eller från personalförvaltningen och löneutbetalningen.