Siirry pääsisältöön

Asiakasturvallisuuden vaaratapahtumailmoitusten sekä sosiaali- ja potilasasiavastaavien kertomushallinnan rekisteri

Rekisteriseloste 
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)

Asiakasturvallisuuden vaaratapahtumailmoitusten sekä sosiaali- ja potilasasiavastaavien kertomushallinnan rekisteri

1. Rekisterinpitäjä

Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen aluehallitus 

2. Rekisterin vastuuhenkilö

Tehtävänimike

Laatu- ja asiakasturvallisuuspäällikkö

3. Rekisterin yhteyshenkilö

Tehtävänimike

Asiakasturvallisuuden erityisasiantuntija

Yhteystiedot

Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue

PL 33, 02033 Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue

vaihteen puhelinnumero 029 151 2000

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste

Käsittelyn tarkoitukset

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen asiakasturvallisuuden vaaratapahtumailmoitusten sekä sosiaali- ja potilasasiavastaavien asiakaskertomushallinta ja niiden henkilötietojen käsittely sekä suoritetietojen kerääminen.

Käsittelyn oikeusperuste

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a-kohta: rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten antamiensa tietojen osalta. Tällä perusteella käsitellään sosiaali- ja potilasasiavastaavien palvelua saavan asiakkaan henkilötietoja, kun kyse on muusta kuin yleisestä neuvonnasta, jolloin potilasasiavastaavan ja sosiaaliasiavastaavan on antaessaan henkilölle 8 §:n 1 tai 2 momentissa tarkoitettuja palveluja, rekisteröitävä sen lisäksi, mitä julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019) 27 §:ssä säädetään (Laki potilasasiavastaavista ja sosiaaliasiavastaavista 739/2023). Asiakasturvallisuusilmoituksen tehneeltä asiakkaalta tai omaiselta kerätään vain hänen halutessaan nimi ja sähköpostiosoite. Ilmoituksen voi tehdä myös anonyymisti.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi kaikkien muiden kuin yllä mainittujen tietojen osalta. Tällä perusteella kerättäviä henkilötietoja ovat asiakkaiden ja potilaiden tavalliset sekä erityiset ja salassa pidettävät henkilötiedot työntekijän kirjaamana. Näitä tietoja ovat henkilön nimi, henkilötunnus, väliaikaisesti yksilöivä tunnus, syntymäaika, laillisen edustajan, omaisen tai muun läheisin nimi ja toimivalta, henkilön äidinkieli ja asiointikieli, potilasasiavastaavalle ja sosiaaliasiavastaavalle saapuneen asiakirjan saapumisajankohta, asiakirjan laatijan nimi ja tehtävä yksikössä sekä asiakirjan laatimisajankohta (Laki potilasasiavastaavista ja sosiaaliasiavastaavista 739/2023 §12).

Keskeinen lainsäädäntö

  • EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
  • Tietosuojalaki (1050/2018)
  • Laki potilasasiavastaavista ja sosiaaliasiavastaavista (§12, 739/2023)

5. Rekisterin tietosisältö

Ilmoituskanavassa käsitellään asiakkaiden tekemiä palvelujen laatuun ja turvallisuuteen liittyviä nimettömiä vaaratapahtumailmoituksia. Halutessaan ilmoituksen tekijä voi liittää sähköpostiosoitteen, jolloin tämä tieto kertyy rekisteriin. Muita tietoja ei kerätä.

Sosiaali- ja potilasasiavastaavien kertomushallinnassa käsitellään asiakkaiden ja potilaiden tavallisia sekä erityisiä ja salassa pidettäviä henkilötietoja. Asiakkaista ei tallenneta eväste-/diagnostiikkatietoja, vaan ainoastaan ne tiedot, jotka työntekijä sovellukseen kirjaa. Käsitellään seuraavia tietoja:

1)  asianosaisen henkilön nimi sekä henkilötunnus tai, jollei se ole tiedossa, hänet väliaikaisesti yksilöivä tunnus tai syntymäaika;

2) laillisen edustajan, omaisen tai muun läheisen nimi ja toimivalta;

3) henkilön äidinkieli ja asiointikieli;

4) potilasasiavastaavalle ja sosiaaliasiavastaavalle saapuneen asiakirjan saapumisajankohta;

5) asiakirjan laatijan nimi sekä tehtävä toimintayksikössä;

6) asiakirjan laatimisajankohta.

Potilasasiavastaavan ja sosiaaliasiavastaavan on 1 momentissa tarkoitettuja palveluja antaessaan lisäksi dokumentoitava kuvaus pyydetystä neuvonnasta, annettu neuvonta ja muut toimenpiteet sekä muut palvelujen antamiseen liittyvät välttämättömät tiedot.

6. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta muualle eikä siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

7. Tietojen säilytysajat

Sosiaali- ja potilasasiavastaavien kertomushallinta sisältää henkilötietoja ja erityisiä henkilötietoja. Säilytysaika 12 vuotta käsittelyn päättymisestä. Laki potilasasiavastaavista ja sosiaaliasiavastaavista (§12, 739/2023).

Ilmoituskanavan sähköpostiosoitteiden tietoja säilytetään 2 vuoden ajan.

8. Henkilötietojen tietolähteet

Henkilötiedot saadaan osallistujilta itseltään ja henkilöstöhallinto- ja palkanmaksujärjestelmästä.