Registerbeskrivning: Personalförvaltningsregister

Registerbeskrivning
EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679)
 

Västra Nylands välfärdsområde

Personaldirektören

Löneförvaltningschefen

Den registrerades identifierings- och kontaktuppgifter, uppgifter om anställningsförhållande eller annat avtalsförhållande, beskattningsuppgifter, medlemskap i fackförening, datumet i utlåtandet från nyanställningsundersökningen, löne- och inkomstuppgifter, beviljade förmåner och användningen av dem, semester-, frånvaro-, arbetstids-, utbildnings- och kompetensuppgifter, fotografi.

Uppgifter om olycksfall i arbete och uppgifter om offrets nationalitet i ett olycksfall i arbetet, föreslagna hederstecken, diskussioner om tidigt stöd, framgångssamtal, samtal om smidighet i arbetet, bedömningar av arbetsprestationen, introduktionsplaner, åtgärder för och planer om omplacering, uppgifter om hälsotillståndet hos den som omplaceras samt uppgifter om huruvida anställda som arbetar med sådana uppgifter som avses i 48 § i lagen om smittsamma sjukdomar har skydd mot vissa sjukdomar genom vaccination eller genomgången sjukdom.

I fråga om förtroendevaldas politiska ståndpunkt är behandlingen tillåten med stöd av 9 artikel punkt 2 e i EU:s allmänna dataskyddsförordning, enligt vilken behandlingen av uppgifter är tillåten om den rör personuppgifter som på ett tydligt sätt har offentliggjorts av den registrerade.

I registret behandlas uppgifter som gäller särskilda personuppgiftskategorier. Behandlingen är tillåten med stöd av artikel 9, punkt 2 b i EU:s allmänna dataskyddsförordning, enligt vilken behandlingen är tillåten när den är nödvändig för att den personuppgiftsansvarige eller den registrerade ska kunna fullgöra sina skyldigheter och utöva sina särskilda rättigheter inom arbetsrätten och på områdena social trygghet och socialt skydd, i den omfattning detta är tillåtet enligt unionsrätten eller medlemsstaternas nationella rätt eller ett kollektivavtal som antagits med stöd av medlemsstaternas nationella rätt, där lämpliga skyddsåtgärder som säkerställer den registrerades grundläggande rättigheter och intressen fastställs.  

Angående säkerhetsutredningar dokumenteras datum för tidpunkten när samtycke har getts och datum för när man fått svar och numret i skyddspolisens beslut.

Personuppgifter lämnas ut som massöverföringar med stöd av lag till skatteförvaltningen, arbetspensionsförsäkringsanstalter och statistikcentralen. En persons identifieringsuppgifter och uppgifter om debiterade medlemsavgifter till fackföreningar överförs med stöd av fullmakt av arbetstagaren till fackföreningen. Individualiserade personuppgifter om medlemmar i huvudavtalsorganisationerna inom kommun- och välfärdsområdessektorn lämnas ut till avtalsorganisationen i fråga minst två gånger om året. Välfärdsområdets ansökningar om hederstecken skickas till Ordenskansliet en gång om året. Uppgifter om olycksfall i arbetet och yrkessjukdom samt uppgifter om vederbörande person lämnas ut till olycksfallsförsäkringsbolag.

Grundläggande personuppgifter lämnas i regel ut till välfärdsområdets övriga register:

• utbildningshantering
• M2 hantering av resekostnader och små kostnader
• planering och uppföljning av ekonomin
• personalkort

Uppgifter från registret överförs i regel inte utanför EU eller EES. Personuppgifterna kan dock överföras till sådana länder utanför EU eller EES som Europeiska kommissionen anser att har en tillräcklig dataskyddsnivå. Dessutom kan personuppgifter överföras till länder utanför EU eller EES när de skyddsåtgärder som avses i den allmänna dataskyddsförordningen har uppfyllts, såsom de standardavtalsklausuler rörande dataskydd som ska bifogas till avtalet, och dessutom har Europeiska dataskyddsstyrelsens rekommendationer om kompletterande åtgärder vid behov använts.

Uppgifter i matrikel, vakansregister och register över förtroendevalda samt examensuppgifter lagras permanent. Centrala uppgifter om en persons anställningsförhållande lagras i 10 år från och med att anställningen upphört. Inkomstuppgifter lagras i 50 år.

Personuppgifter som gäller säkerhetsincidenter lagras i fem år och personuppgifter som gäller olycksfall i arbetet och arbetsbetingade sjukdomar i 25 år. Diskussionspromemorior inom tidigt stöd lagras i två år. Promemorior om framgångssamtal lagras i tre år.

Utvärdering av arbetsprestationer lagras i två år. Promemorior om samtal om smidighet i arbetet lagras i ett år. Beroende på uppgift lagras uppgifter om omplacering i två till fem år.

Uppgifter om huruvida anställda som arbetar med sådana uppgifter som avses i 48 § i lagen om smittsamma sjukdomar har skydd mot vissa sjukdomar genom vaccination eller genomgången sjukdom lagras så länge som vaccinationsskyddet gäller.

Angående säkerhetsutredningar förvaras samtyckeshandlingarna i högst fem år, men dock endast tills skyddspolisens beslut har meddelats.

Uppgifterna fås av den registrerade själv. Förskottsinnehållningssatsen fås från skatteförvaltningen, e-postadressen som används i arbetet från användaradministrationens register och datumet i utlåtandet från nyanställningsundersökningen från företagshälsovården.