Siirry pääsisältöön

Rekisteriseloste: Henkilöstöhallintorekisteri

Rekisteriseloste
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)

Henkilöstöhallintorekisteri

1. Rekisterinpitäjä

Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue

2. Rekisterin vastuuhenkilö

Henkilöstöjohtaja

3. Rekisterin yhteyshenkilö

Palkkahallintopäällikkö

Yhteystiedot

Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue

PL 33, 02033 Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue

vaihteen puhelinnumero 029 151 2000

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste

Käsittelyn tarkoitukset

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen palveluksessa olevien henkilöiden henkilö-, palvelussuhde-, palkka-, poissaolo- ja työaikatietojen ylläpito, palkanlaskenta ja - maksatus, muiden henkilöstö- ja palkkahallinnon työnantajavelvoitteiden hoitaminen, luottamushenkilöpalkkioiden ja muiden palkkioiden käsittely ja maksatus, hyvinvointialueen henkilöstökorttien ylläpito, työtapaturma- ja turvallisuuspoikkeamatietojen kerääminen ja käsittely, uudelleensijoitettavien henkilöiden tietojen hallinta, työajan tietojen ylläpito, valtion kunniamerkkien hakeminen, hyvinvointialueen henkilöstön koulutus- ja osaamistietojen hallinta, lupien ja pätevyyksien hallinta, henkilöstöetujen ylläpito ja hallinnointi sekä lain edellyttämien henkilöstön rokotustietojen hallinta.

Lisäksi sosiaalitoimen omais- ja perhehoitajien sekä tukihenkilöiden tietojen hallinta ja tukien maksatus, henkilökohtaisten avustajien tietojen hallinta ja sijaispalkanmaksatus.

Lisäksi tiedot henkilöturvallisuusselvitystä varten annetuista suostumuksista ja saaduista päätöksistä silloin, kun henkilöstä on tehty henkilöturvallisuusselvitys.

Käsittelyn oikeusperuste

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Keskeinen lainsäädäntö

  • EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
  • Tietosuojalaki (1050/2018)
  • Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
  • Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
  • Työsopimuslaki (55/2011)
  • Laki kunnan ja hyvinvointialueen viranhaltijasta (304/2004)
  • Työaikalaki (872/2019)
  • Vuosilomalaki (162/2005)
  • Nimikirjalaki (1010/1989)
  • Ennakkoperintälaki (1118/1996)
  • Työtapaturma- ja ammattitautilaki (459/2015)
  • Laki koulutuksen korvaamisesta (1140/2013)
  • Tartuntatautilaki (1227/2016)
  • Laki työnantajan ja henkilöstön välisestä yhteistoiminnasta kunnassa ja hyvinvointialueella (449/2007)
  • Laki taloudellisesti tuetusta ammatillisen osaamisen kehittämisestä (1136/2013)
  • Työturvallisuuslaki (738/2002)
  • Turvallisuusselvityslaki 726/2014

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteröidyn yksilöinti- ja yhteystiedot, palvelussuhteen tai muun sopimussuhteen tiedot, verotustiedot, ammattiyhdistyksen jäsenyys, työhöntulotarkastuslausunnon päivämäärä, palkka- ja ansiotiedot, myönnetyt etuudet ja niiden käyttömäärät, loma-, poissaolo-, työaika-, koulutus- ja osaamistiedot, valokuva.

Työtapaturmiin liittyvät tiedot ja työtapaturman uhrin kansalaisuustiedot, ehdotetut kunniamerkit, varhaisen tuen keskustelut, onnistumiskeskustelut, työn sujuvuus - keskustelut, työsuorituksen arvioinnit, perehdytyssuunnitelmat, uudelleensijoituksen toimenpiteet, suunnitelmat ja uudelleensijoitettavan terveydentilaan liittyvää tietoa sekä tartuntatautilain 48 §:n mukaisissa tehtävissä työskentelevien tiedot rokotuksen tai sairastamisen antamasta suojasta eräitä tauteja vastaan.

Luottamushenkilöiden poliittisen kannan osalta käsittely on luvallista EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 mom. e-kohdan perusteella, jonka mukaan tietojen käsittely on luvallista, kun käsittely koskee henkilötietoja, jotka rekisteröity on nimenomaisesti saattanut julkisiksi.

Rekisterissä käsitellään erityisiä henkilötietoryhmiä koskevia tietoja. Käsittely on luvallista EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 mom. b-kohdan perusteella, jonka mukaan tietojen käsittely on luvallista, kun käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai rekisteröidyn velvoitteiden ja erityisten oikeuksien noudattamiseksi työoikeuden, sosiaaliturvan ja sosiaalisen suojelun alalla, siltä osin kuin se sallitaan unionin oikeudessa tai jäsenvaltion lainsäädännössä tai jäsenvaltion lainsäädännön mukaisessa työehtosopimuksessa, jossa säädetään rekisteröidyn perusoikeuksia ja etuja koskevista asianmukaisista suojatoimista.   

Turvallisuusselvitysten osalta kirjataan suostumuksen antamisen päivämäärä ja saadun vastauksen päivämäärä ja suojelupoliisin antaman päätöksen numero.

6. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja luovutetaan lainsäädäntöön perustuen massasiirtoina verohallinnolle, työeläkevakuutuslaitoksille ja tilastokeskukselle. Henkilön identifiointitiedot ja tiedot perityistä ammattiyhdistysjäsenmaksuista luovutetaan työntekijän antaman valtakirjan perusteella ammattiyhdistykselle. Yksilöidyt henkilötiedot luovutetaan kunnallisen ja hyvinvointialueiden alan pääsopijajärjestöille vähintään kaksi kertaa vuodessa oman pääjärjestönsä jäsenistä. Hyvinvointialueen kunniamerkkihakemukset toimitetaan kerran vuodessa Ritarikuntien kansliaan. Työtapaturmaa ja ammattitautia sekä asianomaista henkilöä koskevat tiedot toimitetaan tapaturmavakuutusyhtiölle.

Perushenkilötietoja luovutetaan säännönmukaisesti hyvinvointialueen muihin rekistereihin:

  • koulutuksenhallinta
  • M2 matka- ja pienkuluhallinta
  • talouden ja toiminnan suunnittelu ja seuranta
  • henkilöstökortti

Rekisteristä ei pääsääntöisesti siirretä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Henkilötietoja voidaan kuitenkin siirtää sellaisiin EU/ETA-alueen ulkopuolisiin maihin, joiden osalta Euroopan komissio on katsonut tietosuojan tason olevan riittävän. Lisäksi henkilötietoja voidaan siirtää EU/ETA-alueen ulkopuolisiin maihin silloin, kun on toteutettu Euroopan yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset suojatoimet, kuten sopimukseen liitettävät tietosuojaa koskevat vakiolausekkeet ja lisäksi on tarvittaessa käytetty Euroopan tietosuojaneuvoston ohjeistamia täydentäviä suojatoimia.

7. Tietojen säilytysajat

Nimikirjan, vakanssirekisterin ja luottamushenkilörekisterin tiedot sekä tutkintotiedot ovat pysyvästi säilytettäviä. Henkilön keskeiset palvelussuhdetiedot säilytetään 10 vuotta palvelussuhteen päättymisestä lukien. Ansiotietojen säilytysaika on 50 vuotta.

Turvallisuuspoikkeamia koskevat henkilötiedot säilytetään viisi vuotta ja työtapaturmia ja ammattitauteja koskevat henkilötiedot 25 vuotta. Varhaisen tuen keskustelumuistioita säilytetään 2 vuotta. Onnistumiskeskusteluiden muistioita säilytetään 3 vuotta.

Työsuorituksen arviointeja säilytetään 2 vuotta. Työn sujuvuus -keskustelun muistioita säilytetään 1 vuosi. Uudelleensijoituksen tietoja säilytetään tiedosta riippuen 2-5 vuotta.

Tartuntatautilain 48 §:n mukaisissa tehtävissä työskentelevien tiedot rokotuksen tai sairastamisen antamasta suojasta eräitä tauteja vastaan säilytetään rokotussuojan voimassaolon ajan.

Turvallisuusselvitysten osalta suostumukset säilytetään enintään viisi vuotta, kuitenkin vain siihen asti, kun päätös suojelupoliisista on saatu.

8. Henkilötietojen tietolähteet

Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään. Ennakonpidätysprosentti saadaan verohallinnolta, työsähköposti käyttäjähallinnan rekisteristä ja työhöntulotarkastuslausunnon päivämäärä työterveyshuollosta