Tietopyynnöt Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen palveluissa
Näillä sivuilla kerrotaan, miten voit tehdä tietopyyntöjä ja asiakirjatilauksia Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueella. Huomioithan, että ensihoitoa sekä osaa sairaalapalveluista koskevat asiakirjat kuuluvat HUSille, ja opetustoimea sekä varhaiskasvatusta koskevat asiakirjat kuuluvat kunnille. Näiden osalta Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue ei pysty vastaamaan tietopyyntöihin.
Toimi näin, kun haluat tilata asiakirjoja tai pyytää muita tietoja hyvinvointialueelta
- Valitse alta tilanteeseesi sopiva tietopyyntötyyppi. Huomioithan, että pääset käsiksi terveystietoihisi OmaKanta-palvelun(ulkoinen linkki) kautta. Vähitellen palvelusta näkee myös sosiaalipalvelujen asiakastietoja.
- Pääset kunkin tietopyyntölinkin kautta sivulle, jossa on tarkemmat ohjeet kyseisen tietopyynnön tekemiseksi. Seuraa annettuja ohjeita.
- Voit tehdä tietopyynnön sivuilta löytyvällä sähköisellä lomakkeella tai hyvinvointialueen kirjaamossa paikan päällä. Voit myös valtuuttaa toisen henkilön asioimaan puolestasi. Mahdollisimman tarkat tiedot ovat tarpeen tietojen löytämiseksi, koska hyvinvointialueella on useita kymmeniä tietojärjestelmiä ja lisäksi paperiarkistoja eri osoitteissa. Mitä tarkemmin pyyntö on yksilöity, sitä tehokkaampaa sen käsittely on.
- Tietojen pyytäminen vaatii aina henkilöllisyyden todistamista, lukuun ottamatta julkisia asiakirjoja koskevia pyyntöjä. Henkilöllisyyden todistaminen tehdään vahvalla sähköisellä tunnistamisella tai henkilöllisyystodistuksen tarkastamisella.
- Hyvinvointialue toimittaa pyydetyt tiedot lain mukaisessa määräajassa. Jos hyvinvointialue ei anna pyytämiäsi tietoja, saat vastauksen perusteluineen samassa määräajassa, jossa asiakirjat tulee antaa.
Ohjeet sopivan tietopyynnön valitsemiseksi:
- Kun tahdot pyytää itseäsi koskevia tietoja tai asiakirjoja, tee tietosuoja-asetuksen mukainen tietopyyntö.
- Jos tahdot virheellisiä tietojasi korjattavan, tee tietosuoja-asetuksen mukainen omien tietojen korjauspyyntö.
- Jos tahdot käyttää muita tietosuoja-asetuksen sinulle turvaamia rekisteröidyn oikeuksia, tee tietosuoja-asetuksen mukainen pyyntö ja täsmennä lomakkeen lisätietokentässä, mitä oikeutta tahdot käyttää.
- Voit tehdä itseäsi koskevien tietojen pyytämiseksi myös julkisuuslain mukaisen tietopyynnön. Tietosuoja-asetuksen ja julkisuuslain mukaiset pyynnöt ovat keskenään rinnakkaisia.
- Jos tahdot pyytää toisen henkilön tietoja asianosaisena, tee julkisuuslain mukainen tietopyyntö.
- Jos tahdot saada tiedot siitä, kuka terveydenhuollon tai sosiaalihuollon ammattilainen on käsitellyt tai kenelle on luovutettu sinua koskevia tietoja, tee lokitietopyyntö.
- Jos tahdot saada kuolleen henkilön elinaikana annettua sosiaali- tai terveyspalvelua koskevia tietoja tärkeiden etujesi tai oikeuksiesi selvittämistä tai toteuttamista varten, tee vainajan tietoja koskeva tietopyyntö.
- Jos tahdot pyytää hyvinvointialueen julkisia asiakirjoja, tee tietopyyntö julkisista asiakirjoista.
Tietopyynnön jättäminen
Sähköisen lomakkeen täyttäminen vaatii vahvan tunnistautumisen. Voit käyttää myös paperisia lomakkeita paikan päällä kirjaamossa, jolloin tarkistamme henkilöllisyytesi pyynnön jättämisen yhteydessä. Mikäli haluat jättää paperisen lomakkeen kirjaamolle, sovi tapaaminen sähköpostitse kirjaamo@luvn.fi tai puhelimitse vaihteen kautta p. 029 151 2000. Ajan varaamalla varmistat, että asia ehditään hoitaa haluamanasi ajankohtana. Kirjaamo päivystää arkisin kello 9.00–15.00.
Jos et pysty käyttämään sähköisiä lomakkeita etkä asioimaan kirjaamossa, voit tehdä tietopyynnön lähettämällä kirjeen kirjaamon osoitteeseen Kirjaamo, PL 33, 02033 Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue. Voit myös lähettää tietopyynnön turvapostilla osoitteeseen kirjaamo@luvn.fi.
Kirjettä tai turvapostia käyttäessäsi sinun tulee kertoa koko nimesi ja henkilötunnuksesi sekä kuvata mahdollisimman tarkasti, mitä tietoja ja miltä ajanjaksolta tietoja pyydät. Kerro myös kunta, jonka alueella olet saanut sitä palvelua, johon pyyntösi kohdistuu. Tällä tavoin tietoja pyytäessäsi emme voi varmistua henkilöllisyydestäsi, joten lähetämme vastauksen kirjeellä väestötietojärjestelmässä olevaan osoitteeseesi.
Voit myös pyytää viimeaikaisia tietojasi, esimerkiksi kyseisen käyntikerran kirjauksia, suullisesti hyvinvointialueen toimipaikassa. Asiakirjojen saamiseksi sinun henkilöllisyytesi pitää tunnistaa toimipaikassa. Asiakirjat voidaan luovuttaa sinulle suoraan, jos pyydettyjen tietojen määrä on kohtuullinen ja asiakirjojen antamiselle ei ole esteitä.
Valtuutus
Voit asioida myös käyttämällä valtuutusta. Asianajajien, lupalakimiesten ja julkisten oikeusavustajien osalta hyväksytään avoin asianajovaltakirja, jossa on päiväys ja valtuuttajan allekirjoitus ja nimenselvennys. Hyvinvointialue todentaa, että kyse on asianajajasta, lupalakimiehestä tai julkisesta oikeusavustajasta.
Muiden kuin edellä mainittujen valtuutettujen osalta valtakirjassa tulee olla:
- tiedot valtuuttajasta ja valtuutetusta
- tieto siitä, mitä valtuutus koskee
- valtuuttajan allekirjoitus, nimenselvennys ja päiväys.
Sähköinen asiointi: Valtuutettu tunnistautuu hyvinvointialueen sähköisellä lomakkeella ja tekee siellä valtuuttajan puolesta henkilötietojen tarkastuspyynnön tai korjausvaatimuksen. Valtuutettu liittää pyyntöön valtakirjan.
Asiointi paikan päällä: Valtuutettu esittää valtakirjan kirjaamossa ja todistaa oman henkilöllisyytensä. Valtakirja liitetään pyyntöön. Valtuutettu täyttää henkilötietojen tarkastuspyyntö -lomakkeen tai henkilötietojen korjausvaatimus -lomakkeen.
Käsittelyaika
Tietopyynnöt käsitellään lakisääteisten määräaikojen puitteissa. Olemme siirtyneet vuonna 2025 uuteen järjestelmään tietopyyntöjen käsittelyssä, tämän johdosta pyyntöjen käsittelyssä on viivettä. Tällä hetkellä (17.11.2025) ohjaamme käsiteltäväksi viikolla 44 saapuneita tietopyyntöjä.
Asiakirjajulkisuuskuvaus pyynnön yksilöinnin apuna
Asiakirjajulkisuuskuvaus-sivun tarkoituksena on helpottaa tietopyyntöjen yksilöimisessä. Kuvaus sisältää tiedot hyvinvointialueen asiarekisteristä ja palvelujen tiedonhallinnan tietovarannoista. Tietovarannoista on kuvattu niiden taustalla olevat tietojärjestelmät ja niiden sisältämät tietoaineistot tietoryhmittäin.
Lisätietoja
Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen tietosuojavastaavalta voit kysyä lisää tietosuojasta ja henkilötietojesi käsittelystä hyvinvointialueella:
Tietosuojavastaava
PL 33, 02033 Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue
sähköposti: tietosuoja@luvn.fi
Käytäthän salassa pidettävien tai arkaluontoisten asiakirjojen lähettämiseen turvapostia.